Кадрові документи у підприємця: що - обов'язково, що - ні

Далі розберемо типи документів, що складаються підприємцями-роботодавцями. Деякі пункти - укрупнені, що містять декілька різних документів одного типу.

Дивіться стосовно трудового законодавства та документів !! Зміни начас воєнного стану >>

Для юридичних осіб подібний список дивіться на сторінці Кадрові документи роботодавців.

Повністю всі питання, що вивчаються під час перевірок (не тільки документи), дивіться тут:

• Перелік вимог законодавства, дотримання яких вивчається під час перевірок з питань праці >>.

Якщо ви зараз перебуваєте на стадії прийняття працівника, то почніть з вивчення списку 6 етапів оформлення прийняття нового працівника >>.

Ще до початку трудових стосунків, хоча б за 1 день до початку роботи, потрібно подати до місцевої податкової інспекції Повідомлення про прийняття працівника на роботу. Не відокремлюємо це в окремий пункт, оскільки мова тут піде про кадрові документи, а повідомлення про нового працівника - це, по суті, форма звітності.

Скачайте список на одній сторінці Кадрові документи у підприємця >>

 

01. Трудовий договір

Згідно п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП, трудовий договір підприємцем обов'язково має бути укладений у письмовій формі.

Як зразок можете використовувати форму договору, затверджену наказом Мінпраці № 260 від 08.06.2001.

Зверніть увагу, що в трудовому договорі та у згадуваних нижче документах посаду працівника потрібно обирати, використовуючи Класифікатор професій / Классификатор профессий.

Дивіться відео: Як для підприємця заповнити трудовий договір?

В деяких випадках при укладенні трудового договору може бути призначено Випробувальний термін / Испытательный срок (за цим посиланням ви знайдете приклади документів, що складаються у зв'язку з проходженням випробування працівником).

 

02. Штатний розпис

В українському законодавстві немає вимоги щодо обов'язкової наявності штатного розпису в кожного суб'єкта господарювання.

Мінсоцполітіки наполягає на тому, що штатний розпис обов'язковий для всіх суб'єктів господарювання, у тому числі й підприємців (дивіться, наприклад, лист №5907/0/10-16/06 від 21.11.2016, лист із подібною думкою Мінсоцполітіки або Держпраці - не єдиний).

Дніпропетровський апеляційний адміністративний суд в ухвалі від 15.06.2017 р. у справі № 808/478/17 (дивіться текст ухвали >>) вказав, що ведення штатного розпису роботодавцями (за винятком державних органів і установ) не є обов'язковим.

Детальніше питання обов'язковості або необов'язковості цього документа раніше було розглянуто в пунктах "01. Про обов'язковість штатного розпису" та "09.4. Чи обов'язковий штатний розпис для ФОП?" теми "Штатний розпис".

Але вести штатний розпис доцільно. Наприклад, якщо в трудовому договорі не вказаний оклад (або ставка) працівника, а вказано, що зарплата нараховується згідно зі штатним розкписом. У разі підвищення зарплати працівникам наявність штатного розпису і такі формулювання в трудових договорах дозволяють не складати додаткові угоди до всіх трудових договорів працівників, а змінити лише один документ - штатний розклад (дивіться  Наказ - зміни штатного розпису >> / Изменения в штатном расписании >> з прикладом розпорядження про зміни).

Складається штатний розпис у довільній формі (можете скачати бланк штатного розпису >>). Нагадаємо, як і у випадку з трудовим договором (у попередньому пункті), назви посад в штатному розписі потрібно брати з Класифікатора професій ДК 003:2010. Дивіться Посади в штатному розписі / Должности в штатном расписании з прикладом наказу / розпорядження про зміну назв посад для їх відповідності вищезгаданому класифікатору та відео Як правильно використовувати Класифікатор професій?

А при встановленні розміру зарплати для кожної з посад треба враховувати кваліфікацію і складність виконуваної роботи (згідно зі ст. 96 КЗпП і ст. 6 Закону України «Про оплату праці»). Дивіться із цього приводу рішення Дніпропетровського окружного адміністративного суду від 25.05.2018 р. у справі № 804/782/18 (текст рішення - http://reyestr.court.gov.ua/Review/75023808), постанова Полтавського окружного адміністративного суду від 18.05.2017 г. у справі № 816/440/17 (текст постанови - http://reyestr.court.gov.ua/Review/66705194 ).

 

03. Правила внутрішнього трудового розпорядку

Питання, для вирішення яких призначені Правила внутрішнього трудового розпорядку, підприємці регулюють у письмовому трудовому договорі, що укладається з працівником. Тому логічно вирішити, що підприємці мають право не складати такі Правила.

Раніше з необов'язковістю Правил трудового розпорядку для підприємців погоджувалося Мінсоцполітіки в листі №212/13/133-13 від 04.06.2013. Але пізніше це міністерство стало дотримуватися протилежної думки (у листах № 5907/0/10-16/06 від 21.11.2016 № 568/0/22-17/134 від 28.12.2017 №312/0/22-17/13 від 21.06.2017). Обов'язковість затвердження підприємцями правил трудового розпорядку Мінсоцполітіки обгрунтовує статтею 29 КЗпП, що встановлює що до початку роботи за трудовим договором треба ознайомити працівника з правилами трудового розпорядку.

Безпечніше складати ці Правила.

Якщо ви їх не складали і перевіряючі вже ставлятьвам це в провину, то ознайомтеся з аргументами судів, що стали на сторону підприємців в подібних суперечках, наприклад: постанова Кельменецкого районного суду Чернівецької обл. від 14.02.2017 р. у справі № 717/92/17 (текст постанови - http://reyestr.court.gov.ua/Review/64728804 ), ухвала Вінницького апеляційного адміністративного суду від 20.09.2017 р. у справі № 824/163/17-а (текст ухвали - http://reyestr.court.gov.ua/Review/69095406 )).

 

04. Особова картка, особова справа працівника

Згідно з наказом Держкомстату та Міноборони № 495/656 від 25.12.2009 призначення особової картки — вдосконалення державних статистичних спостережень підприємств, установ, організацій з обліку особового складу. Підприємці там не згадуються.

Але Мінсоцполітіки (у вже згаданому листі №5907/0/10-16/06 від 21.11.2016) наполягає на тому, що підприємці повинні вести особові картки працівників.

Обгрунтовують це пунктом 2.5 Інструкцій № 58 (згідно з яким із кожним записом, що вноситься до трудової книжки про прийняття на роботу, переведенні та звільненні, працівник має бути ознайомлений під підпис в особовій картці типової форми № П-2) і Інструкцією зі статистики чисельності працівників, затвердженої Наказом Держкомстату України №286 від 28.09.2005. Детальніше про обгрунтування обов'язковості читайте в пункті 08. Чи ведуть картки підприємці? теми "Особова картка".

Вимоги обох інструкцій поширюються у тому числі і на роботодавців-підприємців. Є випадки, коли суди в даному питанні підтримують перевіряючих. Наприклад, дивітеся постанову Третього апеляційного адмінсуду від 13.11.2018 р. у справі № 804/1854/17 (текст постанови - http://reyestr.court.gov.ua/Review/77825297).

Особові справи працівників підприємці можуть вести за власним бажанням, наприклад, для систематизації інформацію про працівників. Адже від кожного працівника роботодавець отримує копії довідки про ідентифікаційний номер, документів про освіту або кваліфікацію, документів, підтверджуючих право на податкову соцпільгу (їх список дивіться на сторінці Податкова соціальна пільга / Налоговая социальная льгота) та ін.

 

05. Заяви працівників про приняття на роботу, звільнення, відпустку і т. д.

Заява про прийняття на роботу до підприємця - необов'язковий документ. Можете його, в принципі, не вимагати від працівника. Якщо всеж-таки практикуєте складання такого документу, то дивіться підбірку прикладів Заява про прийняття на роботу / Заявление о приеме на работу.

Інші види заяв (наприклад, про переведення на іншу роботу (посаду), про встановлення неповного робочого часу та ін.) безпечніше зберігати. Адже вони підтверджують, що ініціатором зміни істотних умов праці виступив працівник. Рекомендуємо також зберігати заяви працівників про відмову або про згоду на певні дії (наприклад, на переведення, на роботу з умовами праці, що змінилися). Це забезпечить від трудових суперечок з працівниками надалі.

Зберігайте заяви про звільнення. Адже при звільненні за власним бажанням працівник повинен відпрацювати два тижні з дати заяви. Дивіться приклад заяви про звільнення, Заява на відпустку /   Заявление на отпуск.

 

06. Розпорядження (накази) по особовому складу (про прийняття на роботу, переведення, відпустки, відрядження, звільнення)

Необхідно видавати розпорядження (накази):

1) про прийняття на роботу, згідно ч. 3 ст. 24 КЗпП (це підтверджує Мінсоцполітіки в листі №488/0/22-16 від 12.12.2016), дивіться приклади на сторінці Наказ про прийняття на роботу / Приказ о приеме на работу;

2) про направлення у відрядження (згадується в підпункті 170.9.1 Податкового кодексу);

3) про відпустки (дивіться приклади на сторінці  Наказ про відпустку / Приказ на отпуск);

4) про звільнення (дивіться особливості для різних ситуацій з прикладами на сторіниках Звільнення за власним бажанням . - Увольнение по собственному желанию, Звільнення за угодою сторін / Увольнение по соглашению сторон, Звільнення за строковим трудовим договором / Увольнение по срочному трудовому договору); у цих наказах разом з підставою і датою звільнення можна зафіксувати, ще і кількість днів відпустки, що підлягають компенсації при звільненні (дивіться Компенсація за невикористану відпустку / Компенсация за неиспользованный отпуск ) або необхідність виплати вихідної допомоги (читайте Вихідна допомога / Выходное пособие); !! увага: віддайте копію наказу працівнику (читайте детальніше >>) та збережіть підтвердження цього.

 

07. Трудові книжки

Підприємці вносять записи про прийняття на роботу та про звільнення з роботи в трудові книжки працівників згідно з Інструкцією № 58. Але роблять це лише у випадку, якщо для працівника це місце роботи є основним (про протилежний випадок читайте Прийняття на роботу сумісника / Прием на работу совместителя). При цьому не важливо, чи є у працівника трудова книжка, або він працевлаштовується вперше і трудову книжку належить завести підприємцеві.

Працівники підприємців, на відміну від працівників юридичних осіб, зберігають трудові книжки у себе (згідно з пунктом 2.211 Інструкцій про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Мінпраці, Мін'юсту і Мінсоцзахисту № 58 від 29.07.93).

 

08. Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них

Підприємці не ведуть подібні книги, оскільки не зберігають у себе трудові книжки (дивіться попередній пункт)..

Необов'язковість ведення підприємцями книг обліку руху трудових книжок підтверджується і судовою практикою (наприклад - рішення Івано-Франківського окружного адміністративного суду від 05.01.2018 у справі № 809/1601/17, текст рішення - http://reyestr.court.gov.ua/Review/71627257 ).

Інколи можна зустріти в старих роз'ясненнях обласних управлінь Держпраці протилежну позицію.

Але із цього приводу давно видано лист Мінсоцполітіки №72/06/187-14 від 20.06.2014 з висновком про те, що немає законодавчих підстав для ведення підприємцями документації про рух трудових книжок і про облік їх бланків. Це ж підтверджує лист Мінсоцполітіки № 41/0/23-19/133 від 20.03.2019.

 

09. Розпорядження (накази) стосовно ведення господарської діяльності

На наш погляд, підприємцям логічніше видавати розпорядження, а не накази.

Підприємці можуть (але не зобов'язані) видавати розпорядження (накази) відносно питань виробничо-господарської діяльності, планування, реалізації продукції і так далі

 

10. Табелі обліку робочого часу

Табель використання робочого часу є підставою для нарахування зарплати працівникам і використовується для обліку:

1) фактично відпрацьованого часу (в режимі повного, скороченого, неповного робочого часу);

2) годин, відпрацьованих свехурочно, в святкові і неробочі дні, у вечірній та нічний час і т. д.;

3) часу, не відпрацьованого працівником з поважних (хвороба, відпустка) і не дуже (прогул) причинам.

Обгрунтування обов'язковості ведення табеля і можливі штрафи читайте в розділі 03. Відповідальність за відсутність табеля збірника "Табель робочого часу".

Відзначимо, що форма табеля, затверджена наказом Держкомстату №489, має лише рекомендаційний характер (читайте детальніше, чому >>).

Додатково: Довідник "Облік робочого часу"

 

11. Графіки роботи (змінності)

Якщо у працівників «специфічний» графік роботи, наприклад, працюють через день, "доба через троє", позмінно і т. д., рекомендується складати графік і вести підсумовуваний облік робочого часу (читайте Підсумований облік робочого часу / Суммированный учет рабочего времени).

Його відсутність, разом з недотриманням місячних норм робочого часу призведе потенційно відразу до декількох порушень трудового законодавства.

Врахуйте ще два важливі аспекти організації роботи та її змін - Перерва для відпочинку /  Перерыв для отдыха та Зміна режиму роботи / Изменение режима работы.

 

12. Зарплатні відомості

Розрахунково-платіжні відомості необхідні підприємцеві для підтвердження:

1) розміру нарахованого доходу працівника та утримань з нього;

2) витрат на оплату праці у підприємців на загальній системі або спрощенців - платників ПДВ.

Відомість на виплату зарплати підтверджує, що зарплата працівником отримана.

У розрахунково-платіжних відомостях також варто вказувати окремою графою суму нарахованої і виплаченої індексації зарплати (дивітеся з прикладами розрахунків тему Індексація зарплати / Индексация зарплаты). Адже непроведення індексації розглядається як недотримання мінімальних гарантій з оплати праці і відповідно краще мати документ, що підтверджує проведення індексації.

Використовуйте Калькулятор індексації зарплати / Калькулятор индексации (Украина).

Дивіться також  Строки виплати зарплати / Сроки выплаты зарплаты.

Додатково: Довідник "Зарплата"

 

13. Графік відпусток, повідомлення про дату початку відпустки

У ч. 4 ст. 79 КЗпП вказано, що порядок надання відпусток визначається графіками відпусток, які доводяться до відома працівників. У тій же статті передбачений обов'язок роботодавця повідомити працівника про початок відпустки за 2 тижні до її початку. Аналогічні вимоги містить стаття 10 Закону України "Про відпустки".

Як показує судова практика, «трудовики» під час перевірок вимагають, щоб у підприємців були складені графіки відпусток і доведені до працівників під підпис, а суди підтверджують обов'язковість графіків і повідомлень працівників про початок відпустки (дивіться, наприклад, рішення Рівненського окружного адміністративного суду від 08.10.2018 р. у справі № 1740/1945/18 (текст рішення - http://reyestr.court.gov.ua/Review/77081699), от 20.07.2018 г. по делу № 817/1319/18 (текст рішення - http://reyestr.court.gov.ua/Review/75451911 ).

Використовуйте Калькулятор відпускних >>.

У випадку перенесення початку відпустки на іншу дату, що відрізняється від вказаної у графіку, потрібно оформити заяву працівника і наказ (розпорядження) підприємця про таке перенесення (дивіться постанову Полтавського окружного адміністративного суду від 11.07.2017 р. у справі № 816/512/17, текст постанови - http://reyestr.court.gov.ua/Review/67780294 ). Детальніше читайте в темі Перенесення відпустки / Перенос отпуска.

Також читайте про документи, що складаються в таких ситуаціях: Поділ відпустки на частини / Деление отпуска на части, Відкликання з відпустки / Отзыв из отпуска, Виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника / Временное замещение отсутствующего работника.

Дивіться відео Складання графіка відпусток >> 

 

14. Посадові інструкції

Вважаємо, що підприємці можуть не складати посадові інструкції, якщо інформація, яка має бути в них указана, прописана в трудовому договорі працівника.

З цього приводу є рішення Івано-Франківського окружного адміністративного суду від 05.01.2018 р. у справі № 809/1601/1718 (текст рішення - http://reyestr.court.gov.ua/Review/71627257).

Краще всі обов'язки працівника та інструкції стосовно його роботи прописати безпосередньо в трудовому договорі.

 

15. Акти, пояснювальні записки

Будь-які нестандартні ситуації в ході робочого дня, законність яких викликає сумніви, краще зафіксувати письмово. Наприклад - факт прогулу працівником, за що підприємець може його звільнити, але за умови, що все було документально оформлено відповідним актом і письмовими поясненнями працівника про причину відсутності).

 

16. Документи, пов'язані з тимчасовою непрацездатністю працівників

Якщо хтось із працівників захворіє або пійде у відпустку по вагітності та пологах (отпуск по беременности и родам), то дивіться сторінку Приклади документів для лікарняних та декретних.

Використовуйте: Калькулятор розрахунку лікарняних, Калькулятор розрахунку декретних.

Додатково: Довідник "Лікарняні + Декретні"

 

17. Колективний договір

Колективний договір укладається на підприємствах, в установах, організаціях. Підприємцям він не потрібний.

 

18. Повідомлення про нараховані та виплачені суми

Починаючи з 19 липня 2022 року в день звільнення роботодавець повинен не тільки повністю розрахуватися, але й надати працівнику Повідомлення про нараховані та виплачені суми при звільненні

19. Додаткова інформація

19.1. Деякі додаткові вимоги трудового законодавства

Тут йдеться не про документи, що складаються, а про деякі обмеження, які накладає праця окремих категорій найманих працівників:

1) Робота в нічний час / Работа в ночное время,

2) Праця вагітних жінок / Труд беременных,

3) Праця матерів.

 

19.2. Податкові звіти для підприємців з найманими працівниками

Об'єднана звітність - квартальна звітність з податку на доходи фізичених осіб і військовому збору, ЄСВ (дивіться добірки ПДФО / НДФЛ в Украине та Військовий збір / Военный сбор, Єдиний соціальний внесок / Единый социальный взнос).

Використовуйте Калькулятор податків на зарплату >>

Для зручності роботи скачайте Календар ФОП / Календарь предпринимателя з термінами подання звітності і сплати податків.

Бонус: Довідник "Податки на зарплату"

Інші сторінки для підприємців:

1) Податкова декларація платника єдиного податку /  Декларация плательщика единого налога (з прикладами та можливістю онлайн-заповнення),

2) Декларація про доходи фізичних осіб / Декларация о доходах (з прикладами та можливістю онлайн-заповнення),

3) ФОП та подання Форми №20-ОПП.

Чек-листи з вимогами законодавства, яких роботодавцям треба дотримуватись:

1) "Оплата праці",

2) "Робочий час і час відпочинку",

3) "Відпустки",

4) "Укладення та розірвання трудових договорів".

Додатково дивіться:

1) Цивільно-правовий договір.

• < Кадровые документы у предпринимателя
• Видача трудової книжки >