Часто задаваемые вопросы...
 

Кадровые документы у предпринимателя: что - обязательно, что - нет

Далее разберем типы документов, составляемых предпринимателями-работодателями. Некоторые пункты - укрупненные, содержащие несколько разных документов одного типа.

Для юридических лиц подобный список смотрите на странице Кадровые документы работодателей.

Полностью все вопросы, которые изучаются во время проверок (а не только документы), смотрите здесь:

Перечень требований законодательства, соблюдение которых изучается во время проверок по вопросам труда >>.

Если вы сейчас находитесь на стадии приема работника, то начните с изучения списка 6 этапов оформления приема нового работника >>.

Еще до начала трудовых отношений, хотя бы за 1 день до начала работы, нужно подать в местную налоговую инспекцию Уведомление о приеме на работу / Повідомлення про прийняття працівника на роботу. Не выделяем это в отдельный пункт, так как речь здесь пойдет о кадровых документах, а уведомление о новом работнике - это, по сути, форма отчетности.

Скачайте одностраничный список Кадровые документы у предпринимателя >>

 

01. Трудовой договор

Согласно п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗоТ, трудовой договор предпринимателем обязательно должен быть заключен в письменной форме.

В качестве образца можете использовать форму договора, утвержденную приказом Минтруда № 260 от 08.06.2001.

Полное рассмотрение темы с примерами и бланками:

Трудовой договор / Трудовий договір

Обратите внимание, что в трудовом договоре и в упоминаемых ниже документах должность работника нужно выбирать, используя Классификатор профессий / Класифікатор професій.

 Заполните Трудовой договор онлайн +  pаспечатайте:
[с подсказками по отдeльным пунктам]

Смотрите видео: Как предпринимателю заполнить трудовой договор?

В некоторых случаях при заключении трудового договора может назначен Испытательный срок / Випробувальний термін (по этой ссылке вы найдете примеры документов, составляемых в связи с прохождением испытания работником).

 

02. Штатное расписание

В украинском законодательстве нет требования об обязательном наличии штатного расписания у каждого субъекта хозяйствования.

Минсоцполитики настаивает на том, что штатное расписание обязательно для всех субъектов хозяйствования, в том числе и предпринимателей (смотрите, например, письмо №5907/0/10-16/06 oт 21.11.2016, письмо с подобным мнением Минсоцполитики или Гоструда - не единственное).

Днепропетровский апелляционный административный суд в определении от 15.06.2017 г. по делу № 808/478/17 (смотрите текст определения >>) указал, что ведение штатного расписания работодателями (за исключением государственных органов и учреждений) не является обязательным.

Подробнее вопрос обязательности или необязательности этого документа ранее рассмотрен в пунктах "01. Об обязательности штатного расписания" и "09.4. Обязательно ли составление и утверждение штатного расписания для предпринимателей?" темы "Штатное расписание".

Но вести штатное расписание целесообразно. Например, если в трудовом договоре не указан оклад (или ставка) работника, а указано, что зарплата начисляется согласно штатному расписанию. В случае повышения зарплаты работникам наличие штатного расписания и такие формулировки в трудовых договорах позволяют не составлять дополнительные соглашения ко всем трудовым договорам работников, а изменить один документ - штатное расписание (смотрите  Изменения в штатном расписании >> / Зміни в штатному розписі >> с примером распоряжения об изменении).

Составляется штатное расписание в произвольной форме (можете скачать бланк штатного расписания >>). Напомним, как и в случае с трудовым договором (в предыдущем пункте), названия должностей в штатном расписании нужно брать из Классификатора профессий ДК 003:2010. Смотрите Должности в штатном расписании / Посади в штатному розписі с примером приказа / распоряжения об изменении названий должностей для их соответствия вышеупомянутому классификатору и видео Как правильно использовать Классификатор профессий?

А при установлении размера зарплаты по каждой из должностей надо учитывать квалификацию и сложность выполняемой работы (согласно ст. 96 КЗоТ и ст. 6 Закона Украины «Об оплате труда»). Смотрите по этому поводу решение Днепропетровского окружного административного суда от 25.05.2018 г. по делу № 804/782/18 (текст решения - http://reyestr.court.gov.ua/Review/75023808), постановление Полтавского окружного административного суда от 18.05.2017 г. по делу № 816/440/17 (текст постановления - http://reyestr.court.gov.ua/Review/66705194 ).

Полное рассмотрение темы с примерами и бланком:

Штатное расписание / Штатний розпис

 

03. Правила внутреннего трудового распорядка

Вопросы, для решения которых предназначены Правила внутреннего трудового распорядка, предприниматели  регулируют в письменном трудовом договоре, заключаемом с работником. Поэтому логично предположить, что предприниматели вправе не составлять такие Правила.

Ранее с необязательностью Правил трудового распорядка для предпринимателей соглашалось Минсоцполитики в письме №212/13/133-13 от 04.06.2013. Но позднее это министерство стало придерживаться противоположного мнения (в письмах № 5907/0/10-16/06 от 21.11.2016, № 568/0/22-17/134 от 28.12.2017, №312/0/22-17/13 от 21.06.2017). Обязательность утверждения предпринимателями правил трудового распорядка Минсоцполитики обосновывает статьей 29 КЗоТ, устанавливающей что до начала работы по трудовому договору нужно ознакомить работника с правилами трудового распорядка.

Безопаснее составлять эти Правила.

Если не составляли и проверяющие уже вменяют это в вину, то ознакомьтесь с аргументами судов, ставших на сторону предпринимателей в подобных спорах, например: постановление Кельменецкого районного суда Черновицкой обл. от 14.02.2017 г. по делу № 717/92/17 (текст постановления - http://reyestr.court.gov.ua/Review/64728804 ), определение Винницкого апелляционного административного суда от 20.09.2017 г. по делу № 824/163/17-а (текст определения - http://reyestr.court.gov.ua/Review/69095406 )).

 

04. Личная карточка, личное дело работника

Согласно приказу Госкомстата и Минобороны № 495/656 от 25.12.2009 назначение личной карточки — совершенствование государственных статистических наблюдений предприятий, учреждений, организаций по учету личного состава. Предприниматели там не упоминаются.

Но Минсоцполитики (в уже упомянутом письме №5907/0/10-16/06 от 21.11.2016) настаивает на том, что предприниматели должны вести личные карточки работников.

Обосновывают это пунктом 2.5 Инструкции № 58 (согласно которому с каждой записью, вносимой в трудовую книжку о приеме на работу, переводе и увольнении, работник должен быть ознакомлен под подпись в личной карточке типовой формы № П-2) и Инструкцией пo статистике численности работников, утвержденной Приказом Госкомстата Украины №286 oт 28.09.2005. Подробнее об обосновании обязательности читайте в пункте 08. Ведут ли карточку предприниматели? темы "Личная карточка".

Требования обеих инструкций распространяется в том числе и на работодателей-предпринимателей. Есть случаи, когда суды в данном вопросе поддерживают проверяющих. Например, смотрите постановление Третьего апелляционного админсуда от 13.11.2018 г. по делу № 804/1854/17 (текст постановления - http://reyestr.court.gov.ua/Review/77825297).

Личные дела работников предприниматели могут вести по собственному желанию, например, для систематизации информацию о работниках. Ведь от каждого работника работодатель получает копии справки об идентификационном номере, документов об образовании или квалификации, документов, подтверждающих право на налоговую соцльготу (их список смотрите на странице Налоговая социальная льгота / Податкова соціальна пільга) и др.

Полное рассмотрение темы с примерамии бланками:

Личная карточка работника / Особова картка працівника.

 

05. Заявления работников о приеме на работу, увольнении, отпуске и т. д.

Заявление о приеме на работу к предпринимателю - необязательный документ. Можете его, в принципе, не требовать от работника. Если все-таки практикуете составление такого документа, то смотрите подборку примеров Заявление о приеме на работу / Заява про прийняття на роботу.

Другие виды заявлений (например, о переводе на другую работу (должность), об установлении неполного рабочего времени и др.) безопаснее хранить. Ведь они подтверждают, что инициатором изменения существенных условий труда выступил работник. Рекомендуем также хранить заявления работников об отказе либо о согласии на определенные действия (например, на перевод, на работу с изменившимися условиями труда). Это обезопасит от трудовых споров с работниками в последствии.

Храните заявления об увольнении. Ведь при увольнении по собственному желанию работник должен отработать две недели с даты заявления. Смотрите пример заявления об увольнении Заявление на отпуск / Заява на відпустку.

 

06. Распоряжения (приказы) по личному составу (о приеме на работу, переводе, отпусках, командировках, увольнении)

Необходимо издавать распоряжения (приказы):

1) о приеме на работу, согласно ч. 3 ст. 24 КЗоТ (это подтверждает Минсоцполитики в письме №488/0/22-16 от 12.12.2016), смотрите примеры на странице  Приказ о приеме на работу / Наказ про прийняття на роботу;

 Заполните Приказ о приеме на работу онлайн +  распечатайте:
[с подсказками по отдельным пунктам]

2) о направлении в командировку (упоминается в подпункте 170.9.1 Налогового кодекса);

3) об отпусках (смотрите примеры на странице  Приказ на отпуск / Наказ про відпустку);

4) об увольнении (смотрите особенности для различных ситуаций с примерами на страницах - Увольнение по собственному желанию / Звільнення за власним бажаннямУвольнение по соглашению сторон / Звільнення за угодою сторінУвольнение по срочному трудовому договору / Звільнення за строковим трудовим договором); в этих приказах вместе с основанием и датой увольнения можно зафиксировать, еще и количество дней отпуска, подлежащие компенсации при увольнении (смотрите Компенсация за неиспользованный отпуск / Компенсація за невикористану відпустку) или необходимость выплаты выходного пособия (читайте Выходное пособие / Вихідна допомога).

 

07. Трудовые книжки

Предприниматели вносят записи о приеме на работу и об увольнении с работы в трудовые книжки работников согласно Инструкции № 58. Но делают это только в случае, если для работника это место работы является основным (о противоположном случае читайте Прием на работу совместителя / Прийняття на роботу сумісника). При этом не важно, есть ли у работника трудовая книжка, или он трудоустраивается впервые и трудовую книжку предстоит завести предпринимателю.

Работники предпринимателей, в отличие от работников юридических лиц, хранят трудовые книжки у себя (согласно пункту 2.211 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты № 58 от 29.07.93).

 

08. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Предприниматели не ведут подобные книги, так как не хранят у себя трудовые книжки (смотрите предыдущий пункт).

Необязательность ведения предпринимателями книг учета движения трудовых книжек подтверждается и судебной практикой (например - решение Ивано-Франковского окружного административного суда от 05.01.2018 по делу № 809/1601/17, текст решения - http://reyestr.court.gov.ua/Review/71627257 ).

Иногда можно встретить в старых разъяснениях областных управлений Гоструда противоположную позицию.

Но по этому поводу давно издано письмо Минсоцполитики №72/06/187-14 от 20.06.2014 с выводом о том, что нет законодательных оснований для ведения предпринимателями документации о движении трудовых книжек и об учете их бланков. Это же подтверждает письмо Минсоцполитики № 41/0/23-19/133 от 20.03.2019.

 

09. Распоряжения (приказы) касательно ведения хозяйственной деятельности

На наш взгляд, предпринимателям логичнее издавать распоряжения, а не приказы.

Предприниматели могут (но не обязаны) издавать распоряжения (приказы) касательно вопросов производственно-хозяйственной деятельности, планирования, реализации продукции и т.д.

 

10. Табели учета рабочего времени

Табель использования рабочего времени является основанием для начисления зарплаты работникам и служит для  учета:

1) фактически отработанного времени (в режиме полного, сокращенного, неполного рабочего времени);

2) часов, отработанных свехурочно, в праздничные и нерабочие дни, в вечернее и ночное время и т. д.;

3) времени, не отработанного работником по уважительным (болезнь, отпуск) и не очень (прогул) причинам.

Обоснование обязательности ведения табеля и возможные штрафы читайте в разделе 03. Ответственность за отсутствие табеля сборника "Табель рабочего времени".

Отметим, что форма табеля, утвержденная приказом ГосКомСтата №489, имеет лишь рекомендательный характер (читайте подробнее, почему >>).

Полное рассмотрение темы с примерами и бланками:

Табель учета рабочего времени / Табель обліку робочого часу

Дополнительно: Справочник "Учет рабочего времени"

 

11. Графики работы (сменности)

Если у работников «специфический» график работы, например, работают через день, "сутки через трое", посменно и т. д., рекомендуется составлять график и вести суммированный учет рабочего времени (читайте Суммированный учет рабочего времени / Підсумований облік робочого часу).

Его отсутствие, вместе с несоблюдением месячных норм рабочего времени приведет потенциально сразу к нескольким нарушениям трудового законодательства.

Учтите еще два важных аспекта организации работы и ее изменений - Перерыв для отдыха / Перерва для відпочинку и Изменение режима работы / Зміна режиму роботи.

Полное рассмотрение темы с примерами и бланками:

График сменности / Графік змінності

 

12. Зарплатные ведомости

Расчетно-платежные ведомости необходимы предпринимателю для подтверждения:

1) размера начисленного дохода работника и удержаний с него;

2) расходов на оплату труда у предпринимателей на общей системе или упрощенцев - плательщиков НДС.

Ведомость на выплату зарплаты подтверждает, что зарплата работником получена.

В расчетно-платежных ведомостях также стоит указывать отдельной графой сумму начисленной и выплаченной индексации зарплаты (смотрите с примерами расчетов тему Индексация зарплаты / Індексація зарплати). Ведь непроведение индексации рассматривается как несоблюдение минимальных гарантий в оплате труда и соответственно лучше иметь документ, подтверждающий проведение индексации.

Смотрите также Сроки выплаты зарплаты / Строки виплати зарплати.

Полное рассмотрение темы с примерами и бланками:

Расчетно-платежная ведомость Розрахунково-платіжна відомість

Дополнительно: Справочник "Зарплата"

 

13. График отпусков, уведомление о дате начала отпуска

В ч. 4 ст. 79 КЗоТ указано, что порядок предоставления отпусков определяется графиками отпусков, которые доводятся до сведения работников. В той же статье предусмотрена обязанность работодателя уведомить работника о начале отпуска за 2 недели до его начала. Аналогичные требования содержит статья 10 Закона Украины «Об отпусках».

Как показывает судебная практика, «трудовики» при проверках требуют, чтобы у предпринимателей были составлены графики отпусков и доведены до работников под подпись, а суды подтверждают обязательность графиков и уведомлений работников о начале отпуска (смотрите, например, решения Ровенского окружного админсуда от 08.10.2018 г. по делу № 1740/1945/18 (текст решения - http://reyestr.court.gov.ua/Review/77081699), от 20.07.2018 г. по делу № 817/1319/18 (текст решения - http://reyestr.court.gov.ua/Review/75451911 ).

Полное рассмотрение темы с примерами и бланками:

1) График отпусков / Графік відпусток,

2)  Уведомление на отпуск / Повідомлення про відпустку.


Используйте Калькулятор расчета отпускных онлайн >>.

При переносе начала отпуска на другую дату, отличающуюся от указанной в графике, нужно оформить заявление работника и приказ (распоряжение) предпринимателя о таком переносе (смотрите постановление Полтавского окружного административного суда от 11.07.2017 г. по делу № 816/512/17, текст постановления - http://reyestr.court.gov.ua/Review/67780294 ). Подробнее читайте в теме Перенос отпуска / Перенесення відпустки.

Также читайте о составляемых документах в таких ситуациях: Деление отпуска на части / Поділ відпустки на частиниОтзыв из отпуска / Відкликання з відпусткиВременное замещение отсутствующего работника /Виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника.

Еще 130 (!!!) примеров документов и расчетов - в Справочнике "Отпуска" >>

 

14. Должностные инструкции

Считаем, что предприниматели могут не составлять должностные инструкции, если информация, которая должна быть в них указана, прописана в трудовом договоре работника.

По этому поводу есть решение Ивано-Франковского окружного админсуда от 05.01.2018 г. по делу № 809/1601/1718 (текст решения - http://reyestr.court.gov.ua/Review/71627257).

Лучше все обязанности работника и инструкции по его работе прописать непосредственно в трудовом договоре.

 

15. Акты, объяснительные записки

Любые нестандартные ситуации в ходе рабочего дня, законность которых вызывает сомнения, лучше зафиксировать письменно. Например - факт прогула работником, за что предприниматель может его уволить, но при условии, что все было документально оформлено соответствующим актом и письменными объяснениями работника о причине отсутствия).

 

16. Документы, связанные с временной нетрудоспособностью работников

Если кто-то из работников заболеет или уйдет в отпуск по беременности и родам (відпустка по вагітності та пологах), то смотрите страницу Приклади документів для лікарняних та декретних.


Используйте: Калькулятор расчета больничного, Калькулятор расчета декретных.

Дополнительно: Справочник "Больничные + Декретные"

 

17. Коллективный договор

Коллективный договор заключается на предприятиях, в учреждениях, организациях. Предпринимателям он не нужен.

 

18. Дополнительная информация


18.1. Некоторые дополнительные требования трудового законодательства

Здесь речь идет не о составляемых документах, а о некоторых ограничениях, которые накладывает труд отдельных категорий наемных работников:

1) Работа в ночное время / Робота в нічний час,

2) Труд беременных / Праця вагітних жінок,

3) Праця матерів.

 

18.2. Налоговые отчеты для предпринимателей с наемными работниками

1) Отчет по ЕСВ / Звіт ЄСВ - месячная отчетность по единому социальному взносу (смотрите сборник Единый социальный взнос / Єдиний соціальний внесок);

2) Форма 1-ДФ - квартальная отчетность по налогу на доходы физических лиц и военному сбору (смотрите сборники НДФЛ в УкраинеПДФО и Военный сбор / Військовий збір).

Используйте Калькулятор налогов на зарплату >>

Для удобства работы  скачайте Календарь предпринимателяКалендар підприємця со сроками сдачи отчетности и уплаты налогов.

Бонус: Справочник "Налоги на зарплату"


Другие страницы для предпринимателей:

1) Декларация плательщика единого налогаПодаткова декларація платника єдиного податку (с примерами и возможностью онлайн-заполнения),

2) Додаток 5 (річний звіт ЄСВ підприємців) (с примерами и возможностью онлайн-заполнения),

3) Декларация о доходах / Декларація про доходи фізичних осіб (с примерами и возможностью онлайн-заполнения).

Чек-листы с требованиями законодательства, которые нужно соблюдать работодателям:

1) "Заключение и разныв трудовых договоров",

2) "Оплата труда",

3) "Рабочее время и время отдыха",

4) "Отпуска".

↓ Скачайте бесплатные справочники ↓

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  Часто задаваемые вопросы...
 
 
 

© 2020 Бухучет buhoblik.org.ua