Кадровые документы у предпринимателя: что - обязательно, что - нет

Далее разберем типы документов, составляемых предпринимателями-работодателями. Некоторые пункты - укрупненные, содержащие несколько разных документов одного типа.

Смотрите касательно трудового законодательства и документов !! Изменения навремя военного положения >>

Для юридических лиц подобный список смотрите на странице Кадровые документы работодателей.

Полностью все вопросы, которые изучаются во время проверок (а не только документы), смотрите здесь:

• Перечень требований законодательства, соблюдение которых изучается во время проверок по вопросам труда >>.

Если вы сейчас находитесь на стадии приема работника, то начните с изучения списка 6 этапов оформления приема нового работника >>.

Еще до начала трудовых отношений, хотя бы за 1 день до начала работы, нужно подать в местную налоговую инспекцию Уведомление о приеме на работу / Повідомлення про прийняття працівника на роботу. Не выделяем это в отдельный пункт, так как речь здесь пойдет о кадровых документах, а уведомление о новом работнике - это, по сути, форма отчетности.

Скачайте одностраничный список Кадровые документы у предпринимателя >>

 

01. Трудовой договор

Согласно п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗоТ, трудовой договор предпринимателем обязательно должен быть заключен в письменной форме.

В качестве образца можете использовать форму договора, утвержденную приказом Минтруда № 260 от 08.06.2001.

Обратите внимание, что в трудовом договоре и в упоминаемых ниже документах должность работника нужно выбирать, используя Классификатор профессий / Класифікатор професій.

Смотрите видео: Как предпринимателю заполнить трудовой договор?

В некоторых случаях при заключении трудового договора может назначен Испытательный срок / Випробувальний термін (по этой ссылке вы найдете примеры документов, составляемых в связи с прохождением испытания работником).

 

02. Штатное расписание

В украинском законодательстве нет требования об обязательном наличии штатного расписания у каждого субъекта хозяйствования.

Минсоцполитики настаивает на том, что штатное расписание обязательно для всех субъектов хозяйствования, в том числе и предпринимателей (смотрите, например, письмо №5907/0/10-16/06 oт 21.11.2016, письмо с подобным мнением Минсоцполитики или Гоструда - не единственное).

Днепропетровский апелляционный административный суд в определении от 15.06.2017 г. по делу № 808/478/17 (смотрите текст определения >>) указал, что ведение штатного расписания работодателями (за исключением государственных органов и учреждений) не является обязательным.

Подробнее вопрос обязательности или необязательности этого документа ранее рассмотрен в пунктах "01. Об обязательности штатного расписания" и "09.4. Обязательно ли составление и утверждение штатного расписания для предпринимателей?" темы "Штатное расписание".

Но вести штатное расписание целесообразно. Например, если в трудовом договоре не указан оклад (или ставка) работника, а указано, что зарплата начисляется согласно штатному расписанию. В случае повышения зарплаты работникам наличие штатного расписания и такие формулировки в трудовых договорах позволяют не составлять дополнительные соглашения ко всем трудовым договорам работников, а изменить один документ - штатное расписание (смотрите  Изменения в штатном расписании >> / Наказ - зміни штатного розпису >> с примером распоряжения об изменении).

Составляется штатное расписание в произвольной форме (можете скачать бланк штатного расписания >>). Напомним, как и в случае с трудовым договором (в предыдущем пункте), названия должностей в штатном расписании нужно брать из Классификатора профессий ДК 003:2010. Смотрите Должности в штатном расписании / Посади в штатному розписі с примером приказа / распоряжения об изменении названий должностей для их соответствия вышеупомянутому классификатору и видео Как правильно использовать Классификатор профессий?

А при установлении размера зарплаты по каждой из должностей надо учитывать квалификацию и сложность выполняемой работы (согласно ст. 96 КЗоТ и ст. 6 Закона Украины «Об оплате труда»). Смотрите по этому поводу решение Днепропетровского окружного административного суда от 25.05.2018 г. по делу № 804/782/18 (текст решения - http://reyestr.court.gov.ua/Review/75023808), постановление Полтавского окружного административного суда от 18.05.2017 г. по делу № 816/440/17 (текст постановления - http://reyestr.court.gov.ua/Review/66705194 ).

 

03. Правила внутреннего трудового распорядка

Вопросы, для решения которых предназначены Правила внутреннего трудового распорядка, предприниматели  регулируют в письменном трудовом договоре, заключаемом с работником. Поэтому логично предположить, что предприниматели вправе не составлять такие Правила.

Ранее с необязательностью Правил трудового распорядка для предпринимателей соглашалось Минсоцполитики в письме №212/13/133-13 от 04.06.2013. Но позднее это министерство стало придерживаться противоположного мнения (в письмах № 5907/0/10-16/06 от 21.11.2016, № 568/0/22-17/134 от 28.12.2017, №312/0/22-17/13 от 21.06.2017). Обязательность утверждения предпринимателями правил трудового распорядка Минсоцполитики обосновывает статьей 29 КЗоТ, устанавливающей что до начала работы по трудовому договору нужно ознакомить работника с правилами трудового распорядка.

Безопаснее составлять эти Правила.

Если не составляли и проверяющие уже вменяют это в вину, то ознакомьтесь с аргументами судов, ставших на сторону предпринимателей в подобных спорах, например: постановление Кельменецкого районного суда Черновицкой обл. от 14.02.2017 г. по делу № 717/92/17 (текст постановления - http://reyestr.court.gov.ua/Review/64728804 ), определение Винницкого апелляционного административного суда от 20.09.2017 г. по делу № 824/163/17-а (текст определения - http://reyestr.court.gov.ua/Review/69095406 )).

 

04. Личная карточка, личное дело работника

Согласно приказу Госкомстата и Минобороны № 495/656 от 25.12.2009 назначение личной карточки — совершенствование государственных статистических наблюдений предприятий, учреждений, организаций по учету личного состава. Предприниматели там не упоминаются.

Но Минсоцполитики (в уже упомянутом письме №5907/0/10-16/06 от 21.11.2016) настаивает на том, что предприниматели должны вести личные карточки работников.

Обосновывают это пунктом 2.5 Инструкции № 58 (согласно которому с каждой записью, вносимой в трудовую книжку о приеме на работу, переводе и увольнении, работник должен быть ознакомлен под подпись в личной карточке типовой формы № П-2) и Инструкцией пo статистике численности работников, утвержденной Приказом Госкомстата Украины №286 oт 28.09.2005. Подробнее об обосновании обязательности читайте в пункте 08. Ведут ли карточку предприниматели? темы "Личная карточка".

Требования обеих инструкций распространяется в том числе и на работодателей-предпринимателей. Есть случаи, когда суды в данном вопросе поддерживают проверяющих. Например, смотрите постановление Третьего апелляционного админсуда от 13.11.2018 г. по делу № 804/1854/17 (текст постановления - http://reyestr.court.gov.ua/Review/77825297).

Личные дела работников предприниматели могут вести по собственному желанию, например, для систематизации информацию о работниках. Ведь от каждого работника работодатель получает копии справки об идентификационном номере, документов об образовании или квалификации, документов, подтверждающих право на налоговую соцльготу (их список смотрите на странице Налоговая социальная льгота / Податкова соціальна пільга) и др.

 

05. Заявления работников о приеме на работу, увольнении, отпуске и т. д.

Заявление о приеме на работу к предпринимателю - необязательный документ. Можете его, в принципе, не требовать от работника. Если все-таки практикуете составление такого документа, то смотрите подборку примеров Заявление о приеме на работу / Заява про прийняття на роботу.

Другие виды заявлений (например, о переводе на другую работу (должность), об установлении неполного рабочего времени и др.) безопаснее хранить. Ведь они подтверждают, что инициатором изменения существенных условий труда выступил работник. Рекомендуем также хранить заявления работников об отказе либо о согласии на определенные действия (например, на перевод, на работу с изменившимися условиями труда). Это обезопасит от трудовых споров с работниками в последствии.

Храните заявления об увольнении. Ведь при увольнении по собственному желанию работник должен отработать две недели с даты заявления. Смотрите пример заявления об увольнении,  Заявление на отпуск / Заява на відпустку.

 

06. Распоряжения (приказы) по личному составу (о приеме на работу, переводе, отпусках, командировках, увольнении)

Необходимо издавать распоряжения (приказы):

1) о приеме на работу, согласно ч. 3 ст. 24 КЗоТ (это подтверждает Минсоцполитики в письме №488/0/22-16 от 12.12.2016), смотрите примеры на странице  Приказ о приеме на работу / Наказ про прийняття на роботу;

2) о направлении в командировку (упоминается в подпункте 170.9.1 Налогового кодекса);

3) об отпусках (смотрите примеры на странице  Приказ на отпуск / Наказ про відпустку);

4) об увольнении (смотрите особенности для различных ситуаций с примерами на страницах - Увольнение по собственному желанию / Звільнення за власним бажанням, Увольнение по соглашению сторон / Звільнення за угодою сторін, Увольнение по срочному трудовому договору / Звільнення за строковим трудовим договором); в этих приказах вместе с основанием и датой увольнения можно зафиксировать, еще и количество дней отпуска, подлежащие компенсации при увольнении (смотрите Компенсация за неиспользованный отпуск / Компенсація за невикористану відпустку) или необходимость выплаты выходного пособия (читайте Выходное пособие / Вихідна допомога); !! внимание: отдайте копию этого приказа работнику (читайте подробнее >>) и сохраните подтверждение этого.

 

07. Трудовые книжки

Предприниматели вносят записи о приеме на работу и об увольнении с работы в трудовые книжки работников согласно Инструкции № 58. Но делают это только в случае, если для работника это место работы является основным (о противоположном случае читайте Прием на работу совместителя / Прийняття на роботу сумісника). При этом не важно, есть ли у работника трудовая книжка, или он трудоустраивается впервые и трудовую книжку предстоит завести предпринимателю.

Работники предпринимателей, в отличие от работников юридических лиц, хранят трудовые книжки у себя (согласно пункту 2.211 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты № 58 от 29.07.93).

 

08. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Предприниматели не ведут подобные книги, так как не хранят у себя трудовые книжки (смотрите предыдущий пункт).

Необязательность ведения предпринимателями книг учета движения трудовых книжек подтверждается и судебной практикой (например - решение Ивано-Франковского окружного административного суда от 05.01.2018 по делу № 809/1601/17, текст решения - http://reyestr.court.gov.ua/Review/71627257 ).

Иногда можно встретить в старых разъяснениях областных управлений Гоструда противоположную позицию.

Но по этому поводу давно издано письмо Минсоцполитики №72/06/187-14 от 20.06.2014 с выводом о том, что нет законодательных оснований для ведения предпринимателями документации о движении трудовых книжек и об учете их бланков. Это же подтверждает письмо Минсоцполитики № 41/0/23-19/133 от 20.03.2019.

 

09. Распоряжения (приказы) касательно ведения хозяйственной деятельности

На наш взгляд, предпринимателям логичнее издавать распоряжения, а не приказы.

Предприниматели могут (но не обязаны) издавать распоряжения (приказы) касательно вопросов производственно-хозяйственной деятельности, планирования, реализации продукции и т.д.

 

10. Табели учета рабочего времени

Табель использования рабочего времени является основанием для начисления зарплаты работникам и служит для  учета:

1) фактически отработанного времени (в режиме полного, сокращенного, неполного рабочего времени);

2) часов, отработанных свехурочно, в праздничные и нерабочие дни, в вечернее и ночное время и т. д.;

3) времени, не отработанного работником по уважительным (болезнь, отпуск) и не очень (прогул) причинам.

Обоснование обязательности ведения табеля и возможные штрафы читайте в разделе 03. Ответственность за отсутствие табеля сборника "Табель рабочего времени".

Отметим, что форма табеля, утвержденная приказом ГосКомСтата №489, имеет лишь рекомендательный характер (читайте подробнее, почему >>).

Дополнительно: Справочник "Учет рабочего времени"

 

11. Графики работы (сменности)

Если у работников «специфический» график работы, например, работают через день, "сутки через трое", посменно и т. д., рекомендуется составлять график и вести суммированный учет рабочего времени (читайте Суммированный учет рабочего времени / Підсумований облік робочого часу).

Его отсутствие, вместе с несоблюдением месячных норм рабочего времени приведет потенциально сразу к нескольким нарушениям трудового законодательства.

Учтите еще два важных аспекта организации работы и ее изменений - Перерыв для отдыха / Перерва для відпочинку и Изменение режима работы / Зміна режиму роботи.

 

12. Зарплатные ведомости

Расчетно-платежные ведомости необходимы предпринимателю для подтверждения:

1) размера начисленного дохода работника и удержаний с него;

2) расходов на оплату труда у предпринимателей на общей системе или упрощенцев - плательщиков НДС.

Ведомость на выплату зарплаты подтверждает, что зарплата работником получена.

В расчетно-платежных ведомостях также стоит указывать отдельной графой сумму начисленной и выплаченной индексации зарплаты (смотрите с примерами расчетов тему Индексация зарплаты / Індексація зарплати). Ведь непроведение индексации рассматривается как несоблюдение минимальных гарантий в оплате труда и соответственно лучше иметь документ, подтверждающий проведение индексации.

Используйте Калькулятор индексации зарплаты / Калькулятор індексації зарплати

Смотрите также Сроки выплаты зарплаты / Строки виплати зарплати.

Дополнительно: Справочник "Зарплата"

 

13. График отпусков, уведомление о дате начала отпуска

В ч. 4 ст. 79 КЗоТ указано, что порядок предоставления отпусков определяется графиками отпусков, которые доводятся до сведения работников. В той же статье предусмотрена обязанность работодателя уведомить работника о начале отпуска за 2 недели до его начала. Аналогичные требования содержит статья 10 Закона Украины «Об отпусках».

Как показывает судебная практика, «трудовики» при проверках требуют, чтобы у предпринимателей были составлены графики отпусков и доведены до работников под подпись, а суды подтверждают обязательность графиков и уведомлений работников о начале отпуска (смотрите, например, решения Ровенского окружного админсуда от 08.10.2018 г. по делу № 1740/1945/18 (текст решения - http://reyestr.court.gov.ua/Review/77081699), от 20.07.2018 г. по делу № 817/1319/18 (текст решения - http://reyestr.court.gov.ua/Review/75451911 ).

Используйте Калькулятор расчета отпускных онлайн (бесплатно) >>.

При переносе начала отпуска на другую дату, отличающуюся от указанной в графике, нужно оформить заявление работника и приказ (распоряжение) предпринимателя о таком переносе (смотрите постановление Полтавского окружного административного суда от 11.07.2017 г. по делу № 816/512/17, текст постановления - http://reyestr.court.gov.ua/Review/67780294 ). Подробнее читайте в теме Перенос отпуска / Перенесення відпустки.

Также читайте о составляемых документах в таких ситуациях: Деление отпуска на части / Поділ відпустки на частини, Отзыв из отпуска / Відкликання з відпустки, Временное замещение отсутствующего работника /Виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника.

Смотрите видео Составление графика отпусков >>

 

14. Должностные инструкции

Считаем, что предприниматели могут не составлять должностные инструкции, если информация, которая должна быть в них указана, прописана в трудовом договоре работника.

По этому поводу есть решение Ивано-Франковского окружного админсуда от 05.01.2018 г. по делу № 809/1601/1718 (текст решения - http://reyestr.court.gov.ua/Review/71627257).

Лучше все обязанности работника и инструкции по его работе прописать непосредственно в трудовом договоре.

 

15. Акты, объяснительные записки

Любые нестандартные ситуации в ходе рабочего дня, законность которых вызывает сомнения, лучше зафиксировать письменно. Например - факт прогула работником, за что предприниматель может его уволить, но при условии, что все было документально оформлено соответствующим актом и письменными объяснениями работника о причине отсутствия).

 

16. Документы, связанные с временной нетрудоспособностью работников

Если кто-то из работников заболеет или уйдет в отпуск по беременности и родам (відпустка по вагітності та пологах), то смотрите страницу Приклади документів для лікарняних та декретних.

Используйте: Калькулятор расчета больничного, Калькулятор расчета декретных.

Дополнительно: Справочник "Больничные + Декретные"

 

17. Коллективный договор

Коллективный договор заключается на предприятиях, в учреждениях, организациях. Предпринимателям он не нужен.

 

18. Уведомление о начисленных и выплаченных суммах

Начиная с 19 июля 2022 года в день увольнения работодатель должен не только полностью рассчитаться, но и предоставить работнику Уведомление о начисленных и выплаченных суммах. Подробнее, с примером заполнения, смотрите на странице Повідомлення про нараховані та виплачені суми при звільненні.

 

19. Дополнительная информация

19.1. Некоторые дополнительные требования трудового законодательства

Здесь речь идет не о составляемых документах, а о некоторых ограничениях, которые накладывает труд отдельных категорий наемных работников:

1) Работа в ночное время / Робота в нічний час,

2) Труд беременных / Праця вагітних жінок,

3) Праця матерів.

 

19.2. Налоговые отчеты для предпринимателей с наемными работниками

Объединенная отчетность- квартальная отчетность по налогу на доходы физических лиц и военному сбору (смотрите сборники НДФЛ в Украине / ПДФО и Военный сбор / Військовий збір, Единый социальный взнос / Єдиний соціальний внесок);

Используйте Калькулятор налогов на зарплату >>

Для удобства работы  скачайте Календарь предпринимателя / Календар ФОП со сроками сдачи отчетности и уплаты налогов.

Бонус: Справочник "Налоги на зарплату"

Другие страницы для предпринимателей:

1) Декларация плательщика единого налога / Податкова декларація платника єдиного податку (с примерами и возможностью онлайн-заполнения),

2) Декларация о доходах / Декларація про доходи фізичних осіб (с примерами и возможностью онлайн-заполнения),

3) ФОП и подача Формы №20-ОПП.

Чек-листы с требованиями законодательства, которые нужно соблюдать работодателям:

1) "Заключение и разныв трудовых договоров",

2) "Оплата труда",

3) "Рабочее время и время отдыха",

4) "Отпуска".

Дополнительно смотрите:

1) Гражданско-правовой договор.

• < Цивільно-правовий договір
• Кадрові документи у підприємця >