Повідомлення про нараховані та виплачені суми при звільненні

(вимоги до складання, приклад)

Починаючи з 19.07.2022 p., згідно з оновленою редакцією статті 47 КЗпП України, роботодавець зобов’язаний y день звільнення видати працівникові, крім копії наказу (розпорядження) npo звільнення, ще i письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми при звільненні [дивіться Закон №2352 та коментарі Мінекономіки №8 і №15 щодо змін КЗпП цим Законом >>).

Затвердженої форми такого повідомлення немає. У Законі не написано, що якийсь державний орган ровинен розробити форму такого повідомлення. Тому можемо використовувати самостійно розроблену форму, яка задовольняє всім вимогам закону.

У статті 116 КЗпП є уточнення, що саме повино бути в такому повідомленні.

По-перше потрібно окремо зазначити кожний вид виплати:

1) основна зарплата (що до неї входитить, перелічено в підпункті 2.1 Інструкції №5 зі статистики зарплати >>),
2) додаткова зарплата (що до неї входитить, перелічено в підпункті 2.2 згаданої Інструкції №5),
2) заохочувальні та компенсаційні виплати (іх список перелічено в підпункті 2.3 Інструкції №5),
3) інші виплати, на які даний працівник має право відповідно до законодавства та до умов трудового договору, y тому числі при звільненні (в Інструкції №5 є ще величезний пункт 3 з великою кількістю складових, але деякі з виплат, що маються тут на увазі, відпосяться знову ж таки до підпункту 2.3 Інструкції №5).

Стаття 116 КЗпП вимагає вказати окремо кожний ВИД виплати. Доведеться за кожним існуючим видом розписати складові основної зарплати, додаткової та ін.

Написати одним рядком "Додаткова зарплата" - це не конкретно. Бо, наприклад, до фонду додаткової зарплати входить сума компенсації за невикористану відпустку (див. тему Компенсація за невикористану відпустку). Адже ця компенсація згадується в підпункті 2.2.12 згаданої Інструкції №5 серед інших складових саме ДОДАТКОВОЇ зарплати. З цим видом нарахування маємо справу в абсолютній більшості випадків звільнення і "сховати" її в узагальненому рядку "Додаткова зарплата" - це схоже на порушення вимоги "окремо кожний вид виплати".

Сума вихідної допомоги (див. тему Вихідна допомога) відноситься до інших виплат, адже вони згадані в відпункті 3.8 Інструкції №5.

Премії різних видів ви знайдете і у складі додаткової зарплати (пудпункт 2.2 згаданої Інструкції №5) і у складі інших заохочувальних і компенсаційних виплат.

Роботодавець має повідомити працівника саме ПИСЬМОВО (як вимагає стаття 116 КЗпП). Тому на повідомленні важливо отримати підпис працівника та вказати дату отримання (адже повідомити про нараховані / виплачені суми потрібно саме в день їх виплати, як вимагає та сама стаття 116 КЗпП).

Чому ще важлива дата отримання цього повідомлення працівником?

Нормами статті 233 КЗпП встановлені строки позовної давності y трудових спорах. Працівник має можливість звернутися до суду y справах про виплату сум, що належать йому при звільненні лише y тримісячний строк, що відліковується з дня одержання працівником повідомлення про суми, нараховані / виплачені йому при звільненні.

Відповідно, доведеться робити два екземплати повідомлення: перший - видати працівнику, другий (з підписом працівника про отримання) - залишити у роботодавця.

Також доведеться: або зробити не тільки графу "Нараховано", а й графу "Виплачено", або одну графу назвати "Суми, нараховані та виплачені". Адже у статті 116 КЗпП написано саме "суми, нараховані та ВИПЛАЧЕНІ". Напам'ятаю, що в день звільнення проводиться виплата ВСІХ сум, тому суми нараховані та виплачені не повинні відрізнятися.

Хто конкретно повинен підписати це повідомлення, у КЗпП не прописано. Може підписати особисто керівник роботодавця. Керівник може делегувати право підпису на таких повідомленнях іншому працівнику, наприклад: керівнику кадрової служби, конкретному працівнику, що щаймається кадровим обліком, головному бухгалтеру, бухгалтеру, який веде облік розрахунків із заробітної плати та ін.

Щоб у працівника не виникало питань, чтому загальна сума в цьому повідомленні відрізняється від суми, яку він фактично отримав, додамо суми утриманих ПДФО i військового збору та суму "на руки".

Примітка: під час оформлення можемо не застосовувати ДСТУ 4163:2020, адже повідомлення не відноситься дo організаційно-розпорядчої документації.

Приклад повідомлення наведено нижче. А ще нижче є посилання на сторінку, де можете завантажити цей приклад у форматі .docx .

Товариство з обмеженою відповідальністю «Марні справи»

Економісту
Хитруку Костянтину Миколайовичу
(ІПН 1234567890)

Повідомлення про нараховані та виплачені суми при звільненні

№ 16/02 від 29.07.2021 р.

Відповідно до статей 116 та 47 Кодексу законів про працю, повідомляємо, що Вам, у зв'язку з вашим звільненням, нараховано та виплачено суми, наведені нижче.

Утримано з цих сум: податок нa доходи фізичних осіб 2679,61 грн., військовий збір 223,30 грн.

Після всіх утримань виплачена сума склала 11983,80 грн.

Начальник відділу кадрів ________________ Кадренко З. І.

Повідомлення отримав:

__.___________ 20__ р. ________________ Хитрук К. М.

Завантажити цей приклад можете тут: Приклад Повідомлення у форматі - скачати у форматі docx >>.

• ДСТУ 4163:2020 >