Часто задаваемые вопросы...
 

Кадрові документи роботодавців: що обов'язково, що - ні

Далі розберемо типи документів, що складаються роботодавцями.

Список документів для роботодавців-підприємців дещо коротше, ніж для юросіб: дивіться його на сторінці Кадрові документи у підприємця >>.

Нижче на цій сторінці розберемо обов'язковість кадрових документів у юридичних осіб.

Повністю всі питання, що вивчаються під час перевірок (а не тільки документи), дивіться тут:

Перелік вимог законодавства, дотримання яких вивчається під час перевірок з питань праці >>.

Додатково дивіться про ще один бюрократичний аcпект відносин з працівниками:

29 питань, що підлягають узгодженню з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) >>.


Якщо ви зараз перебуваєте на стадії прийняття працівника, то почніть з вивчення списку 6 етапів оформлення прийняття нового працівника >>.

Терміни зберігання кадрових документів наведені в розділах 5 та 6 Переліку з Наказу Міністерства юстиції №578/5 від 12.04.2012.

Ще до початку трудових стосунків, хоча б за 1 день до початку роботи, потрібно подати до місцевої податкової інспекції Повідомлення про прийняття працівника на роботу / Уведомление о приеме на работу.Не виділяємо це в окремий пункт таблиці, оскільки там перелічуємо саме кадрові документи, а повідомлення про нового працівника - це форма звітності.

Скачайте список на двох сторінках: Кадрові документи у юридичних осіб >>


Таблиця. Кадрові документи в юридичних осіб

Назви документів та їх опис Обов'язковий чи ні
1

Колективний договір

Регулюється Законом Про колективні договори і угоди №3356-XII від 01.07.1993.

Не обов'язковий

Це підтверджується в листах Мінпраці України: №7825/0/14-05/015-15 від 03.10.2005, №2411/0/14-08/18 від 07.04.2006, листом Мінюста України №21-5-197 від 05.04.2006

2

Трудовий договір

Повний розгляд теми з прикладами та бланками:

Трудовой договор / Трудовий договір

Письмова форма - обов'язкова.

Без укладення трудового договору одним документом юрособи можуть укласти договір оформленням таких документів:

1) наказ (розпорядження) про прийняття на роботу,

2) підстава для наказу - заява про прийняття на роботу, написана працівником,

3) запис у трудовій книжці.


Укладення трудового договору у вигляді окремого документу, згідно зі ст. 24 КЗпП, для юридичних осіб обов'язково в наступних ситауціях:

1) працівник наполягає саме на письмовій формі трудового договору;

2) при організованому наборі працівників;

3) при укладенні контракту [особливості цього випадку читайтеу  роз'ясненні Миністерства юстиції >>];

4) укладення договору з неповнолітнім;

5) при укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров’я;

6) інші випадки, передбачені законодавством.

 Заповніть Трудовий договір онлайн +  рoздрукуйте:
[з підказками стосовно oкремих пунктів]


Відео:
Як заповнити трудовий договір онлайн?

3

Трудові книжки

Регулюються Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою Наказом Мінпраці України, Мін'юсту України, Мінсоцзахисту України №58 вiд 29.07.93.

Обов'язково ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад п’ять днів за основним місцем роботи.

Читайте також видачу в разі звільнення: Видача трудової книжки / Выдача трудовой книжки.

4 Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них Юрособи зобов'язані вести згідно з підпунктом «б» пункту 7.1 глави 7 Інструкції № 58, згаданої у попоредньому пункті.
5

Правила внутрішнього трудового розпорядку

Повний розгляд теми з прикладами:

Правила внутрішнього трудового розпорядку / Правила внутреннего трудового распорядка

Обов'язково складаються згідно з частиною 1 статті 142 КЗпП.

Врахуйте ще два важливі питання стосовно організації роботи та її змін:

1) Перерва для відпочинку /  Перерыв для отдыха,

2) Зміна режиму роботи / Изменение режима работы.

6

Штатний розпис

Повний розгляд теми з прикладами та бланком:

Штатний розпис / Штатное расписание

В законодавстві України немає вимоги щодо обов'язкової наявності штатного розпису в кожної юридичної особи.

Наприклад, Дніпропетровський апеляційний адміністративний суд в ухвалі від 15.06.2017 р. у справі № 808/478/17 (дивіться текст цієї ухвали >>) вказав, що не є обов'язковим ведення штатного розпису роботодавцями (за винятком державних органів і установ).

Детальніше питання обов'язковості / необов'язковості цього документа розглянуто в пунктах "01. Про обов'язковість штатного розпису" теми "Штатний розпис".

Контролюючі органи завжди стверджували і продовжують наполягати, що штатний розпис - обов'язковий.

Незважаючи на те, що немає законодавчого підтвердження обов'язковості цього документа, простіше його всеж-таки вести. Зарплату працівників за кожною посадою треба в якомусь документі зафіксувати (це можна зробити в письмовому трудовому договорі з кожним працівником, можна - в штатному розписі, можна - в іншому документі, який не буде називатися "штатний розпис", але буде містити ту ж інформацію, яку державні органи вимагають вказувати в штатному розмписі). У випадках підвищення зарплати працівників наявність штатного розпису дозволяє не складати додаткові угоди до всіх трудових договорів з кожним працівником, а змінити лише один документ - штатний розклад (читайте Зміни в штатному розписі >> / Изменения в штатном расписании >> з прикладом відповідного розпорядження про зміни).

7

Особова картка

Повний розгляд теми з прикладами та бланками:

Особова картка працівника / Личная карточка работника.

Якими нормативно-правовими актами перевіряючі обгрунтовують обов'язок роботодавців вести Особові картки працівників:

1) пункт 2.5 Інструкції № 58 (Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена спільнм наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту №58 від 29.07.93), згідно з яким з кожним записом, який заноситься в трудову книжку на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника під розпис в особовій картці (типова форма № П-2). Для такого ознайомлення призначений розділ IV «Призначення і переведення» особової картки працівника;

2) частина дванадцята ст. 10 Закону про відпустки, яка зобов'язала роботодавців вести облік відпусток, що надаються працівникам, — дану інформацію заносять до розділу V «Відпустки» Особової картки працівника.

8 Заяви працівників про приняття на роботу, звільнення, відпустку і т. д.

Розберемо декілька таких документів.

8.1. Заява про прийняття на роботу складається, коли трудовий договір укладається не одним документом, а за допомогою заяви працівника та наказу про прийняття на роботу. Типова форма заяви жодним нормативним актом не затверджена. Приклади для різних ситуацій дивіться тут:  Заява про прийняття на роботу / Заявление о приеме на работу.

8.2. Заява про переведення на іншу роботу (посаду) потрібна, щоб потім була можливість доказати, що працівник погоджувався на таке переведення, або був ініціатором такого переведення. Це забезпечить від судових суперечок з працівниками надалі.

8.3. Заява про встановлення неповного робочого часу потрібна, щоб потім була можливість доказати, що працівник був ініціатором такого встановлення (приклад ситуації - працівниця після пологів вирішила оформити відпустку по дoгляду за дитиною та працювати неповний час), або погоджувався на таке встановлення, якщо воно відбулося за ініціативою роботодавця.

8.4. Заява на переведенняна іншу посаду або на роботу з умовами праці, що змінилися (треба зберігати з тих же міркувань, як у попередніх двох пунктах).

8.5. Заява про звільнення. Важлива дата подання заяви. У випадку звільнення за власним бажанням працівнику треба відпрацювати два тижні з дати подання заяви. У статті 38 КЗпП ця ситуація не дарма зветься розірванням трудового договору з ініціативи працівника. Тому цю ініціативу працівника треба зафіксувати у вигляді заяви. Дивіться приклади заяви про звільнення.

8.6. Заяви на відпустку. В деяких випадках не потрібні (наприклад, працівника, до не хоче йти у щорічну відпустку, можна відправити на відпочинок наказом, без заяви). Іноді, як у випадку навчальної відпустки, відпустки без збереження зарплати, без цього документа не обійтись. Дивіться приклади для різних ситуацій у добірці Заява на відпустку /   Заявление на отпуск.

8.7. Заява про перенесення відпустки. Приклад заяви та інші подробиці дивіться у темі Перенесення відпустки / Перенос отпуска.

8.8. Заява зі згодою працівника на відкликання з відпустки. Приклад заяви та інші подробиці дивіться у темі Відкликання з відпустки / Отзыв из отпуска.

8.9. Заяви зі згодою працівника на виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника. Приклад заяви та інші вимоги стосовно цієї ситуації дивіться у темі Виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника / Временное замещение отсутствующего работника.

Звісно, перелічені не всі випадки. Отримуйте заяви від працівників, коли цим документом можна документільно підтвердити ініціативу працівника з якогось питання або згоду працівника на щось.

9 Накази по кадрам (про прийняття на роботу, переведення, відпустки, відрядження, звільнення ...)

Перелічимо декілька ситуацій, коли треба видавати наказ.

9.1. Наказ про прийняття на роботу, згідно з частиною 3 ст. 24 КЗпП , дивіться приклади на сторінці Наказ про прийняття на роботу / Приказ о приеме на работу.

 Заповніть Наказ про прийняття на роботу онлайн +  роздрукуйте:
[з пiдказками стосовно окремих пунктів]

9.2. Наказ про направлення працівника у відрядження (врегульовано у пп. 170.9.1 Податкового кодексу).

9.3. Накази про відпустки. Дивіться приклади для різних ситуацій у добірці Наказ про відпустку / Приказ на отпуск. Використовуйте Калькулятор розрахунку відпускних онлайн.

9.4. Накази про звільнення. Дивіться особливості складання для різних ситуацій з прикладами у темах Звільнення за власним бажанням . - Увольнение по собственному желанию, Звільнення за строковим трудовим договором / Увольнение по срочному трудовому договору, Звільнення за угодою сторін / Увольнение по соглашению сторон). У наказі разом з підставою та датою звільнення можна вказати, ще й кількість днів відпустки, що підлягають компенсації працівнику при звільненні (дивіться тему Компенсація за невикористану відпустку / Компенсация за неиспользованный отпуск з прикладами розрахунків) або про необхідність виплати вихідної допомоги (читайте тему Вихідна допомога / Выходное пособие). Форма наказу, затверджена колись наказом Держкомстату №489, не обов'язкова та має лише рекомендаційний характер (читайте, чому >>).

10 Книга (журнал) реєстрації наказів з персоналу (або з особового складу)

В законодавстві немає вимоги щодо заповнення такої книги. Скоріше вона є зручним інструментів для впорядкування документообігу.

У листі Мінсоцполітики №09-487 від 19.10.2005 наведено можливий варіант форми такої Книги (текст листа - тут: https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v-487203-05). Там навіть є декілька суворих вимог стосовно ведення книги. Але посилань на конкретні нормативні акти, якими встановлено ці правила ведення книги, або якими встановлено обов'язок вести цю книгу, Мінсоцполітики не навело. Причина прозаїчна: працівники Мінсоцполітики, як і ми з вами, не можуть знайти ці вимоги в законодавстві.

Хтось вважає за краще вести одразу два таких реєстру:
• Журнал реєстрації наказів із кадрових питань тривалого зберігання,
• Журнал реєстрації наказів із кадрових питань тимчасового зберігання.
І ця версія теж не суперечить законодавству.

11

Табелі обліку робочого часу

Повний розгляд теми з прикладами та бланками:

Табель обліку робочого часу / Табель учета рабочего времени

Табель робочого часу є підставою для нарахування зарплати працівникам та використовується для обліку:

01) фактично відпрацьованого часу (в режимі повного, скороченого, неповного робочого часу);

02) годин, відпрацьованих свехурочно, в святкові та неробочі дні, у вечірній та нічний час ...;

03) часу, не відпрацьованого працівником з поважних причин (хвороба, відпустка) та неповажних (наприклад, прогул).

Обгрунтування обов'язковості ведення табелів та про можливі штрафи читайте у розділі 03. Відповідальність за відсутність табеля теми "Табель робочого часу".

Форма табеля, затверджена колись наказом Держкомстату №489, не обов'язкова та має лише рекомендаційний характер (читайте, чому >>).

Скачайте Скачайте довідник "Облік робочого часу"

12

Графіки роботи (змінності)

Повний розгляд теми з прикладами:

Графік змінності / График сменности

Якщо якісь групи працівників мають «специфічний» графік роботи (через день, "доба через три", позмінно і т. д.), рекомендується складати графік та вести підсумовуваний облік робочого часу (читайте тему Підсумований облік робочого часу / Суммированный учет рабочего времени).

Відсутність таких графіків, разом з недотриманням місячних норм тривалості робочого часу призведе потенційно відразу до декількох порушень трудового законодавства.

13

Зарплатні відомості

Дивіться з прикладами та бланками:

Розрахунково-платіжна відомість / Расчетно-платежная ведомость

Розрахункові відомості необхідні для підтвердження:

1) розміру нарахованого доходу працівника, утримань з нього;

2) витрат підприємства на оплату праці (дивіться Облік зарплати / Учет зарплаты).

Відомість на виплату готівки врегульована Положенням НБУ про ведення касових операцій у національній валюті в Україні. Це не кадровий, а касовий документ, на відміну ві усії інших, перелічених у цій таблиці. Але для повної картини згадуємо її.

Скачайте Довідник "Зарплата"

14

Графік відпусток, повідомлення про дату початку відпустки

Повний розгляд теми з прикладами та бланками:

13.1) Графік відпусток / График отпусков,

13.2) Повідомлення про відпустку / Уведомление на отпуск.

Частиною 4 статті 79 КЗпП врегульовано, що порядок надання відпусток визначається графіками відпусток, які доводяться до відома працівників та передбачено обов'язок роботодавця повідляти працівників про початок відпустки за два тижні до її початку.

Такі ж вимоги містить ст. 10 Закону "Про відпустки".

Ще 130 (!!!) прикладів документів і розрахунків - у Довіднику "Відпустки" >>
15 Посадові інструкції

Можна не складати посадові інструкції, якщо вся інформація, яку вони мають містити, прописана в трудовому договорі з працівником.

З цього питання є рішення Івано-Франківського окружного адміністративного суду від 05.01.2018 р. у справі № 809/1601/1718 (текст рішення - http://reyestr.court.gov.ua/Review/71627257).

В інших випадках такі інструкції потрібно складати. Три приклади та вимоги до складання такого документа дивіться у темі Посадова інструкція бухгалтера / Должностная инструкция бухгалтера.

16 Акти, пояснювальні записки Нестандартні ситуації в ході роботи, законність яких викликає сумніви, краще зафіксувати письмово. Наприклад - факт прогулу працівником, за що його можна звільнити, але за умови, що це було документально оформлено відповідним актом і письмовими поясненнями працівника щодо причин відсутності).
17

Документи, пов'язані з тимчасовою непрацездатністю працівників

Повний розгляд теми:

Лікарняні / Больничные

Якщо хтось із працівників підприємства захворіє або пійде у відпустку по вагітності та пологах (отпуск по беременности и родам), доведеться скласти одразу декілька документів та розрахунків до них.

Дивіться добірку Приклади документів для лікарняних та декретних.

Використовуйте  Калькулятор розрахунку лікарняних та Калькулятор розрахунку декретних.

Скачайте Скачайте довідник "Лікарняні + Декретні"

18 Особові справи працівників Ведуться згідно з Наказом Міністерства Юстиції №1000/5 від 18.06.2015 Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях ( https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15 )
19 Журнал обліку особових карток (або Журнал прийняття працівників)

Згадок у законодавстві що цього журналу немає.

Перелік типових документів №578/5 від 12.04.2012 не передбачає такої облікової форми, як Журнал (або книга) обліку особових карток. Там згадуються «Жу­р­на­ли, кар­то­те­ки об­лі­ку при­й­мання, пе­ре­мі­щен­ня, зві­ль­нен­ня пра­ців­ни­ків (у то­му чи­с­лі тим­ча­со­вих)», для якого встановлено строк зберігання 75 років (це ст. 529 "Переліку типових документів ...").

Але це стосується тільки обов'язку зберігати журнал, який заповнювався. Це не вимогою вести цю форму журналу.

Деякі спеціалісти вважають, що вести журнал для реєстрації особових карток недоцільно. Оскільки роботодавець веде особові картки на всіх працівників, яких приймає на роботу, то кожній особовій картці можна надати номер, що відповідатиме порядковому номеру за Журналом обліку прийняття працівників.

Цей журнал обліку прийняття працівників не має встановленої форми (це логічно? немає в законодавстві обов'язку вести цей журнал - відповідно немає встановленої форми).

20 Журнал (або Книга) обліку особових справ

Як і в попередньому випадку, згадок у законодавстві що цього журналу немає.

Єдина згадка про ведення особових справ знайдена у Наказі Міністерства Юстиції №1000/5 від 18.06.2015. А ось про ведення ще й журналу або книги обліку особових справ у цьому Наказі нічого не сказано.

Багато хто, згадуючи про Журнал обліку особових справ, каже, що він є обов'язковим (правда, ніхто не каже, чому, і не посилається на якийсь нормативний документ, який встановлює обов'язок роботодавця вести цю форму). Така "таємничість" зрозуміла: не кажуть, бо немає такого обов'язку в законодавстві.

До речі, у формі Акту інспекційного відвідування (невиїзного інспектування) юридичної особи (фізичної особи), яка використовує найману працю, ікий виконистовують під час перевірок Держпраці, такий Журнал (або Книга) не згадуються (додатково скачайте Довідник "Перевірки Держпраці").

21 Журнал обліку працівників, які не досягли 18 років 

Така форма не затверджена.

Але (!!!),

на відміну від попередніх двох пунктів маємо чітке обгрунтування у законодавстві: згідно зі статтею 189 КЗпП, має вестися спеціальний облік працівників, які не досягли вісімнадцяти років, із зазначенням дати їх народження.

Вести цей спеціальний облік у вигляді журналу, або якимось іншим способом - вирішувати вам. Мінсоцполітики у листі №697/021/106-13 від 04.09.2013 написало: "для цього на підприємствах у довільній формі ведеться Журнал обліку працівників, які не досягли 18 років".

До речі, у формі Акту інспекційного відвідування, який використовують для перевірок Держпраці, мова йдеться про виконання вимог статті 189 КЗпП, а не про конкретну форму обліку (наприклад - журналу).

22 Положення про оплату праці

Цей документ є додатком до Колективного договору (який, як з'ясувалося у пункті 1 цієї таблиці, не є обов'язковим).

Але, незалежно від факта укладення колективного договору, діють вимоги статті 97 КЗпП та статті 15 Закону Про оплату праці: якщо колективний договір не укладено, питання оплати праці повинні бути погоджені з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), що представляє інтереси більшості працівників, а у разі його відсутності - з іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.

Тому не важливо, як назвати цей документ, але потрібно виконати вимоги статті 97 КЗпП та статті 15 Закону Про оплату та врегулювати ці питання письмово, погодивши це з профспілкою або її "замінником".

23 Номенклатура справ відділу кадрів

Теоретично, згідно зі згаданим вище Наказом Міністерства Юстиції №1000/5 від 18.06.2015, "номенклатура справ - обов’язковий для кожної установи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ;". Цей Наказ навіть має в якості додатків аж дві форми під назвою "Номенклатура справ" (додатки №10 та №11).

Але, як бути, коли на малому підприємстві немає відділу кадрів, цей наказ відповіді не дає.

У формі Акту інспекційного відвідування, який використовують для перевірок Держпраці не згадується цей документ. Він не має відношення до кадрових питань, а тільки до діловодства.

24 Положення про відділ кадрів

Немає нормативного акта, яким було б регламентовано складання, затвердження та виконання положень про всі служби підприємства, в тому числі про відділ кадрів.

Якщо складаєте таке положення, то в ньому мають зазначатися обов’язки, права, відповідальність відділу кадрів та його взаємодія з іншими підрозділами підприємства та органами державного нагляду і контролю із забезпечення охорони праці.

Звісно потенційно ще є багато документів, що мають відношення до працівників. Але вони не "кадрові".

Наприклад, в деяких визначених законом випадках доведеться скласти письмові договори про повну матеріальну відповідальність (у відповідності зі ст. 1351 КЗпП та радянською Постановою №447/24 от 28.12.77), документи щодо атестації робочих місць (читайте тему Атестація робочих місць), документи стосовно охорони праці, стосовно обробки та нерозголошення персональних даних, військового обліку, та інші.

Чек-листи с вимогами законодавства, яких треба дотримуватись роботодавцям:

1) "Укладення та розірвання трудових договорів",

2) "Оплата праці",

3) "Робочий час і час відпочинку",

4) "Відпустки".

Дивіться відео: Як правильно використовувати Класифікатор професій?

↓ Скачайте бесплатные справочники ↓

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  Часто задаваемые вопросы...
 
 
 

© 2020 Бухучет buhoblik.org.ua