ДСТУ 4163:2020
[... система організаційно-розпорядчої документації l Вимоги до оформлення документів]
Затверджено: 01.07.2020 наказом ДП «УкрНДНЦ» №144 [примітка: не шукайте цей наказ, бо там ви не знайдете текст цього ДСТУ та не зможете скачати].
Набув чинності ще 01 вересня 2021 р. (нова редакція 2021 - замість попереднього ДСТУ 4163:2003), але став "умовно" обов'язковим лише 27.04.2022 (дивіться відео нижче). Чому саме "умовно" а не повністю обов'язковим? Тому що, згідно зі статтею 23 Закону "Про стандартизацію", орган стандартизації мав забезпечити розміщення на своєму сайті тексту цього стандарту, з наданням безоплатного доступу. Але, замість цього, намагається продавати текст цього ДСТУ (маємо пряме порушення законодавства).
ЗМІСТ:
01. Текст ДСТУ
02. Чи обов'язковий для юросіб, що підпорядковуються органу виконавчої влади?
03. Чому став обов'язковим лише 27.04.2022, а не з дати опублікування?
04. Таблиця. Оформлення яких конкретних документів підпадає під застосування цього ДСТУ?
01. Текст ДСТУ
Оформлення яких конкретних документів підпадає під застосування цього ДСТУ? Дивіться список нижче >>.
Читати текст ДСТУ 4163:2020 та скачати цей державний стандарт у PDF-форматі можете тут: >> скачати >>.
02. Чи обов'язковий він для юридичних осіб, що підпорядковуються органу виконавчої влади?
Якщо ваша установа (чи інша юрособа) підпорядковується міністерству або іншому центр. органу виконавчої влади, ви зобов'язані у діловодстві та у документуванні управлінської інформації керуватися Постановою КМУ №55 "Деякі питання документування ..." [відкрити текст Постанови >>]. Саме Інструкція з цієї Постанови є обов'язковою для вас, а не ДСТУ.
03. Чому став обов'язковим лише 27.04.2022, а не з дати опублікування?
Цей ДСТУ став обов'язковим лише 27.04.2022, після внесення змін до Правил №1000/5 (дивіться офіційну редакцію Правил зі змінами >>). До цієї дати згадки щодо використання ціього ДСТУ не було в жодному нормативному акті. Про необов'язковість до 27.04.2022 дивіться у відео нижче.
04. Оформлення яких конкретних документів підпадає під застосування цього ДСТУ?
Що теоретично входить до складу саме "організаційно-розпорядчої документації", перелічено у розділі 01 Класифікатора управлінської документації [відкрити текст Класифікатора НК 010:2021 >>]. Там є деякі неузгодженності з законодавством, тому не сприймайте зміст розділу 01 цього Класифікатора як істину в останній інстанції.
Нижче розібрано деякі розповсюджені типи документів (не усі).
Таблиця 1.
| № | Тип документів | Підпадає під дію ДСТУ? |
| 1 | Статут | + |
| 2 | Засновницький (установчий) договір | + |
| 3 | Протокол загальних зборів засновників юридичної особи (учасників) | + |
| 4 | Структура і штатна чисельність | + |
| 5 | Колективний договір | + |
| 6 | Правила внутрішнього трудового розпорядку | + |
| 7 | Посадова інструкція працівника | + |
| 8 | Накази | + |
| 9 | Договір господарський Примітка. Договір — домовленість двох чи більше сторін (а не "організаційно-розпорядча документація"), стосовно встановлення, зміни і припинення прав / обов'язків. Визначення поняття "договір" міститься у Цивільного Кодексі (а саме - у частині 1 статті 626). |
ні |
| 10 | Договір цивільно-правовий Примітка: дивіться примітку до Договору господарськго. |
ні |
| 11 | Доповідна записка | + |
| 12 | Пояснювальна записка | + |
| 13 | Довідка службового характеру | + |
| 14 | Службовий лист | + |
| 15 | Заява працівника | + |
| 16 | Трудовий договір (контракт) Примітка: аналогічно до примітки стосовно Договору господарського (договір - це домовленість сторін, а не розпорядча документація). |
ні |
| 17 | Особова картка працівника | + |
| 18 | Графік відпусток | + |
| 19 | Штатний розпис Примітка: цей документ віднесений Класифікатором НК 010:2021 до розділу 01 (тобто "організаційно-розпорядчої документації"), а згадується у розділі 04. |
ні |
| 20 | Бухгалтерські первинні документи Примітка: аналогічно до штатного розпису, не відноситься до "організаційно-розпорядчої документації" |
ні |
| 21 | Табель обліку робочого часу Примітка: аналогічно до примітки стосовно штатного розпису |
ні |
| 22 | Розрахунково-платіжна відомість Примітка: аналогічно до примітки стосовно штатного розпису |
ні |
Коментарі та рекомендацї з відео про цей стандарт (нова редакція з 2021)
Нагадаю, минулого року після декількох місяців казок про державу у смартфоні, ми побачили реальність у вигляді ось такого стандарту, що є апогеєм бюрократії:
ДСТУ 4163:2020
Більшість експертів і навіть деякі управління Міністерства юстиції почали розповідати, що змінилося 1 вересня 2021 року після підписання наказу про затвердження цього ДСТУ.
Нібито замість держави у смартфоні почалася нова ера тотальної бюрократизації України.
Але давайте розглянемо, по-перше, чи дійсно щось змінилося. По-друге, які недоліки має цей стандарт. Адже він суперечить і законам і деяким іншим нормативним актам.
Почнемо з Закону про стандартизацію. Ось він, посилання на цей Закон залишу в описі відео.
Шукаю тут статтю 23. Нас цікавить другий абзац. Читаємо цей фрагмент:
"стандарти ... застосовуються на добровільній [важливо!!!] основі, крім випадків, якщо [підкреслимо!!!] обов’язковість їх застосування була встановлена нормативно-правовими актами.
Тобто будь-який державний стандарт сам по собі не є обов`язковим. Його може зробити обов’язковим лише якійсь нормативно-правовий акт.
Ось наказ, яким затверджено цей стандарт.
Як бачимо, ДСТУ 4163:2020 затверджено замість старого стандарту ДСТУ 4163-2003. І є посилання на текст цього старого ДСТУ 4163-2003. Відкриваю посилання, ми бачимо текст старого стандарту. Чому цей старий стандарт вважався обов’язковим, а не застосовувався на добровільній основі, як написано у Законі про стандартизацію?
А тому що використання ДСТУ 4163-2003 було прописано у такому нормативно-правовому документі. Це наказ Про затвердження Правил організації діловодства – нормативно-правовий акт, як бачимо, зареєстрований у Міністерстві юстиції. І після реєстрації у Мінюсті він обов’язковий до виконання.
Шукаю тут «ДСТУ». Ось перша згадка старого ДСТУ 4163-2003, ось друга. Взагалі їх тут вісім. Тобто на старий ДСТУ, який нібито втратив чинність, посилається діючий нормативно-правовий акт, зареєстрований у Міністерстві юстиції. І саме завдяки цьому виконання старого ДСТУ 4163-2003 було обов’язковим.
А про використання нового ДСТУ 4163:2020 поки що не написано в жодному нормативно-правовому акті.
І тому маємо першу проблему з цим стандартом: ДСТУ 4163:2020 поки що не є обов’язковим. Зараз вже лютий 2022 року, і з 1 вересня 2021 р. нічого не змінилося: новий ДСТУ досі не став обов’язковим.
Коли в цьому наказі Міністерства юстиції №1000/5 або в іншому нормативно-правовому акті буде написано, що ми повинні використовувати новий ДСТУ, тоді він і стане обов’язковим.
До речі ви майже всі знайомі з аналогічною ситуацією. Класифікатор професій - не нормативно-правовий акт. Але використання цього класифікатора вимагає Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, яка вже точно є нормативно-правовим актом i зареєстрована у Міністерстві юстиції.
Перейду до другої проблеми.
Пповертаюсь до наказу, яким було затверджено новий ДСТУ і нібито скасовано ДСТУ 4163-2003. Ось бачимо посилання на текст старого ДСТУ.
Але немає посилання на текст нового ДСТУ.
Де ми маємо його знайти, щоб старанно виконувати цей новий стандарт? Ось сторінка, де ми можемо його отримати. Як бачите, за це потрібно сплатити 1104,90 грн. Розробники вважають, що право власності на цей стандарт належить державі. І тому, якщо збираєтесь виконувати цей стандарт, сплатіть спочатку 1104 гривні Державному підприємству «УкрНДНЦ».
Уявіть ситуацію, щоб виконувати, наприклад, норми Податкового кодексу, спочатку потрібно купити за тисячу гривень офіційну версію Кодексу. А потім, щоб слідкувати за змінами і не порушувати податкове законодавство, купити нову редакцію Податкового кодексу з урахуванням чергових змін. Протягом 2020 року таких змін було 17. Непоганий бізнес.
Але поглянемо ще раз на закон про стандартизацію:
"Національний орган стандартизаціїзабезпечує розміщення на офіційному веб-сайтітекстів національних стандартів ..., обов’язковість застосування яких встановленанормативно-правовими актами, ... з наданням безоплатного доступу."
Тобто маємо другу проблему цього стандарту: його текст платний. І немає впевненості, що якійсь текст ДСТУ, якій ви десь знайшли – це остаточний варіант офіційної редакції стандарту.
Обведу тут ще раз потрібні слова: "обов’язковість застосування ... [підкреслимо!!!] встановлена нормативно-правовими актами"
Коли якимось нормативно-правовим актом буде встановлена обов’язковість застосування цього ДСТУ, тоді буде пряме порушення закону про стандартизацію з боку розробника стандарту Державного підприємства «УкрНДНЦ». Ну а поки жоден нормативно-правовий акт не містить такої вимоги – нібито все нормально.
Крім того, повернусь ще раз до наказу, яким затверджено новий ДСТУ. Читаємо:
"Відповідно до пункту 2 ..." і так далі …
Відкриваю посилання на згаданий пункт 2. І прокручу трохи вище. Як бачимо, "Національний орган стандартизації [увага!!!] не може мати на метіодержання прибутку від своєї діяльності".
Але хоче від нас 1100 гривень за право прочитати стандарт.
Ось така ситауція. Це була друга проблема цього ДСТУ
Якщо держава якось вирішить ці дві проблеми, існують інші, які заважають цей стандарт використовувати.
На момент, коли цей ДСТУ було затверджено, цей стандарт вже відстав від життя. Ось така бюрократична трагедія.
Розробляли цей ДСТУ нібито ще з 2013 року. Розробляли, розробляли, нарешті 1 вересня 2021 року нібито затвердили, хоч і не спромоглися зробити дійсно обов’язковим.
І що ми бачимо наприкінці перщої сторінки: цей стандарт поширюється на [увага!!!] організаційно-розпорядчі документи, і (увага) на «штатні розписи».
Що таке організаційно-розпорядчі документи?
У нас є для цього Класифікатор управлінської документації НК 010:2021.
Ось він. Посилання на цей документ я залишу в описі відео.
Організаційно-розпорядчі документи перелічені тут у першому розділі таблиці. Ось вона починається. Перший розділ - ... СИСТЕМА ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ.
Шукаю тут «штатний». Ось він згадується двічі. Але це вже не перший розділ, а четвертий.
Прокуручу вище. Штатний розпис це в нас не ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧА ДОКУМЕНТАЦІЯ, а розділ «УНІФІКОВАНА СИСТЕМА ФІНАНСОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ».
Це трагедія. Поки одна група любителів бюрократії розробляла цей ДСТУ протягом декількох років, інша, більш спритна група любителів бюрократії зіргала на упередження, і сплутала усі карти першій групі. Бо цей документ, який ми зараз бачимо, "ЧИННИЙ 3: 19.04.2021".
Тобто з’явився на світ цього ж року, як і новий ДСТУ 4163, але трохи раніше.
І в наступному рядку бачимо: "НА ЗАМІНУ (увага!!!) ДК 010–98";
Повернусь до нашого ДСТУ. Тут на другій сторінці в підпінкті 3.2 бачимо
"У цьому стандарті застосовано ...:
ДКУД — ДК 010-98 .."
Використовується неіснуючий вже ДК 010-98. Ось така трагедія у змаганнях двох груп любителів бюрократії.
І це не всі неузгодженості з іншими нормативно-правовими актами.
Наприклад (повернусь до Класифікатора управлінської документації, код НК 010:2021), тут у першому розділі таблиці в якості організаційно-розпорядчих документів, які підпадають під дію нового ДСТУ 4163, фігурують договори:
- Договір господарський,
- Договір цивільно-правовий
Але відповідність цих договорів ДСТУ на юридичну силу договору не впливає.
Підстави визнання недійсності правочину встановлені в статті 215 Цивільного Кодексу. Їх перелік вичерпний. І недотримання ДСТУ там відсутнє. Визнати недійсним договір через лише невідповідність новому ДСТУ 4163 не вийде.
Що стосується договору з фізичною особою, то є інша неузгодженість.
Якщо наш контрагент за договором - фізична особа – підприємець, або просто фізична особа, то вказавши у договорі власне ім’я i прізвище, як вимагає цей ДСТУ, ми не отримаємо всієї інформації, потрібної для заповнення платіжного доручення, коли будемо перераховувати цій фізособі кошти.
Відкрию Інструкцію Національго банку №22. Шукаю тут «по батькові отримувача».
Як бачите, для заповнення поля «Отримувач» платіжного доручення у нас недостатньо інформації, якщо ми вирішимо договор укладати згідно з новим ДСТУ.
І до речі, як би запропонували розробники цього ДСТУ використовувати лише власне ім’я i прізвище без по батькові в такій свитуації, коли майже все село має однакове прізвище?
Тобто любителі бюрократії, що розробляють подібні шедеври, можуть прописати, що, наприклад, бланки документів повинні мати ліве поле рівно 30 міліметрів, шрифт повинен бути обов’язково Times New Roman i шрифт розміром 12—14 (до речі, тут наприкінці ДСТУ є приклад наказу і тут шрифт, як бачите не Times New Roman, а Arial; навіть тут у прикладі не змогли виконати свої власні вимоги до оформлення документів).
А от зробити так, щоб стандарт безболісно співіснував із законами та іншими нормативно-правовими актами, цього любителі бюрократії не можуть. Бо відмірювати 30 міліметрів лівого поля документу та аналізувати законодавство – це зовсім різні рівні кваліфікації.
Не буду зараз перераховувати всі неузгодженості, щоб не розтягувати відео. Можете написати в коментарях, які помилки ще побачили. Узагальнено всі ці неузгодженості - третя проблема даного ДСТУ.
Інші сторінки за темами "Вимоги до оформлення документів (нова редакція та методичні рекомендації)":
1) Реквізити первинних документів (бухгалтерські вимоги до оформлення документів);
2) Правила оформлення первинных документів,
3) Приклади і вимоги до оформлення документів для лікарняних та декретних.