Чек-лист бухгалтерові, порядок приймання справ у попередника. Як прийняти справи на новій роботі, щоб не відповідати за чужі помилки. Нижче перелік основних пунктів для аналізу, але слід враховувати особливості роботи підприємства.
Чек-лист приймання справ у попереднього бухгалтера у PDFЯкі документи вивчити
- Посадові інструкції головного бухгалтера і підлеглих. Дізнатися свої обов'язки з урахуванням специфіки підприємства, галузі, вимог керівництва [читайте додатково Посадова інструкція бухгалтера].
- Порядок документообігу. Розпитати нових колег, які труднощі є з документами — чи складно збирати, як відділи взаємодіють між собою.
- Кадрові документи. Вивчити правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про оплату праці, преміювання, відрядження. З'ясувати, хто веде кадровий облік [читайте додатково Кадрові документи роботодавців].
- Облікова політика. Ознайомитися з наказом про облікову політику з усіма додатками [читайте додатково Наказ про облікову політику].
- Наказ про створення комісії з передання справ. З'ясувати, коли закінчується передання справ, в якому порядку відбувається і хто за що відповідає [Комісія, що бере участь у дoкументальній перевірці та прийманні-переданні справ при зміні бухгалтера з
прикладом наказу про створення комісії]. - Опис бухгалтерських документів. Прийняти документи за описом.
Про що дізнатися у попередніка
- Чи проводився аудит і виїзні податкові перевірки. Вивчити аудиторські висновки або акти перевірок.
- Чи є незакриті вимоги від податківців. В першу чергу зайнятися вимогами щодо надання документів, пояснень, про сплату недоїмки.
- Чи вся звітність здана. Паралельно можете вивчити в програмі (сервісі) подання звітності всю податкову і фінансову звітність, яку здало підприємство.
- Чи є борги або переплати з податків і ЄСВ. Переглянути в електронному кабінеті платника податків стан розрахунків з бюджетом.
- В яому програмному забезпеченны ведеться облік. Чи дописували cтандартну версію програми? Якщо так, то як працюють додаткові "обробки".
- Як подають звітність в податкову, статистику. Хто підписує? Де зберігаються електронні підписи?
- Якими довідковими системами і ресурсами користуються. Отримати логіни та паролі.
- Чи є необроблена "первинка". Або є операції, проведені без документів? Які ще є невирішені питання: борги по документах (підзвітних осіб, постачальників, збутовиків), претензії постачальників, покупців?
- Які професійні і особисті якості підлеглих. Хто в чому сильний, якими завданнями кого краще навантажувати.
- З ким найчастіше спілкуються. Записати контакти. Наприклад, телефони контрагентів, банків, податківців і ін.
Що дізнатися про облік і звітність
- Чи коректні дані в обліковій програмі. З'ясувати, чи збігаються дані в бухгалтерській базі та в поданій звітності. Наприклад, заново сформувати в програмі декларації та співставити показники.
- Чи правильно складали "первинку". Провести хоча б вибіркову перевірку документів поточного року. Чи правильно заповнені первинні документи [читайте Правила оформлення первинних документів].
- Чи всюди розписався головний бухгалтер. Проконтролювати, чи є підписи в первинці. Часто документи, що не вимагають підпису сторонніх осіб (представників постачальників, покупців) навіть не роздруковують з програми обліку. Роздрукуйте бракуючі документи і отримайте на них підписи попереднього головного бухгалтера та інших осіб, що брали участь в господарських операціях.
- Повідомити керівника про результати експреса-перевірки. Якщо помилок надто багато, переконайте провести суцільну аудиторську перевірку.
Як провести інвентаризацію
- Перевірити, чи відображені підсумки останньої інвентаризації майна. Якщо є необхідність і можливість, провести повну інвентаризацію на момент передання справ.
- Провести інвентаризацію касы та поточного рахунку. Скласти акт і відобразити там результати.
- Перевірити дебіторську і кредиторську заборгованість. Звіритися з контрагентами, хоча б з тими, у кого найбільші залишки по розрахунках.
- Переконатися, що залишки по розрахунках з бюджетом в обліку відображені вірно. Звірити дані з електронним кабінетом платника податків.
Дивыться додатковоо: Приклад наказу про проведення позапланової інвентаризації.
Про що вказати в акті приймання-передачі справ
- Стан бухгалтерського і податкового обліку. Чи відповідає облік положенням облікової політики? Перерахувати знайдені помилки і невідповідності.
- Облік касових операцій і грошей на рахунках. Чи відповідає вимогам законодавства? Як зберігаються гроші? Додатки акт інвентаризації.
- Товарно-матеріальні цінності. На момент передачі справ чи проводилася інвентаризація? Чи перевірені залишки матеріальних цінностей?
- Розрахунки з контрагентами. У переліку дебіторської і кредиторської заборгованості помітити неперевірені або недостовірні дані.
- Документи. Чи правильно складені? Як і де їх зберігають? Додатки опис прийнятих документів, перерахувати відсутні.
- Залишки на рахунках. Відзначити неперевірені або недостовірні дані. Можете додати оборотно-сальдову відомість, яку склали на момент передачі справ.
Дивіться додатково: Акт приймання-передачі справ при зміні головного бухгалтера (з прикладом).
