11 правил оформлення первинних документів

Поділитися:

Правило 1

Первинний документ складається в момент здійснення господарської операції або одразу після її завершення. Документ вважається первинним, якщо він містить відомості про господарську операцію та підтверджує факт її здійснення.

[додатково для початківців: Курс бухгалтерського обліку >>]

Правило 2

Первинний документ повинен містити обов’язкові реквізити, передбачені п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік. Перелік цих ресурсів дивіться на сторінці Обов'язкові реквізити первинних документів.

Ви можете додавати додаткові реквізити до своїх первинних документів.

Правило 2-1 (від Мінфину, не зовсім законне, але ...)

Міністерство фінансів у пункті 2.7 Положення № 88 виклало таку вимогу:

"Первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм."

У Законі про бухгалтерський облік такого обмеження немає.

Але...

Не слід ігнорувати повністю наведений абзац Положення № 88. І ось чому.

Слід орієнтуватися на типові форми, оскільки пропуск деяких із зазначених у них допоміжних реквізитів може призвести до неповного відображення в первинному документі одного з його обов’язкових реквізитів — «зміст господарської операції».

Приклад. Наказом Мінстату №352 від 29.12.95 [втратив чинність 17.09.2021] затверджено форми обліку основних засобів. Зокрема, форма ОЗ-3 «Акт списання основних засобів» [дивіться бланк форми ОЗ-3, приклад заповнення форми ОЗ-3]. Якщо у самостійно розробленій вами формі Акта списання основних засобів не врахувати такі реквізити, як інвентарний номер або Розрахунок результатів списання об’єкта, то ми не можемо стверджувати, що цей документ повністю відображає зміст господарської операції. При цьому, якщо у розробленій вами формі Акта немає таких загадкових реквізитів із типової форми, як «Код виду операції», «Код обладнання», «Код норми амортизаційних відрахувань» тощо, то їхня відсутність не завадить підприємству повністю відобразити у первинному документі зміст господарської операції (як один із законних обов’язкових реквізитів первинного документа).

Тому варто орієнтуватися на типові форми. Ви можете ними користуватися. А під час розробки власних форм документів беріть із типових форм усі необхідні та доречні реквізити.

Правило 3

Документи заповнюються лише чорнилами темного кольору, кульковою ручкою, на принтері або іншими способами, що забезпечують збереження цих записів протягом встановленого терміну зберігання документів та запобігають внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.

Додатково: Скачайте "Довідник бухгалтера"

Правило 4

Порожні рядки у первинних документах підлягають обов’язковому закресленню.

Підпишіться на канал Бухоблік >>

Правило 5

Первинні документи мають бути складені українською мовою або іншою мовою у порядку, визначеному Законом від 05.07.12 р. № 5029 «Про засади державної мовної політики».

Правило 6

Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність даних, відображених у них, несуть особи, які склали та підписали такі документи.

Перелік осіб, які мають право надавати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов’язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів та документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна, затверджується керівником підприємства (відповідно до п. 2.13 Положення №88).

Правило 7

Повноваження на здійснення господарської операції отримує особа, яка діє в інтересах юридичної особи або фізичної особи — підприємця основні засоби, запаси, нематеріальні активи, грошові документи, цінні папери та інші товарно-матеріальні цінності, згідно з договором, підтверджуються відповідно до законодавства. Такі повноваження можуть бути підтверджені, зокрема, письмовим договором, довіреністю, актом органу юридичної особи тощо (відповідно до п. 2.5 Положения №88).

Правило 8

Документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути завірений печаткою.

Використання факсимільного відтворення підпису під час оформлення первинних документів допускається у порядку, встановленому законом та іншими актами цивільного законодавства.

Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Правило 9

Фізичні та юридичні особи, які беруть участь у здійсненні операцій, пов’язаних із прийманням та видачею грошових коштів, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об’єктів майна, отримують від підприємства (установи), яке виконує ці операції, копії первинних документів про таку операцію (відповідно до п. 2.6. Положення №88).

Правило 10

Якщо в документах виявлено помилки, не можна робити виправлення, виправляти неправильні дані. Необхідно закреслити неправильний текст або цифри таким чином, щоб їх можна було прочитати, і над ними написати правильні дані, слово «виправлено», дату, засвідчити підписом посадової особи (відповідно до п. 4.2, 4.4 Положення № 88). Заборонено вносити виправлення до документів, якими оформлено касові, банківські операції та операції з цінними паперами. У цьому випадку документ необхідно заповнити заново (відповідно до п. 4.5 Положення № 88).

Правило 11

Первинні документи, створені в електронній формі, використовуються в бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг, які встановлені в законах № 851 та № 852 (див. нижче повні назви цих законів)).

Додатково

Якщо документи не відповідають вимогам законодавства у сфері бухгалтерського обліку, їх слід передати з письмовим обгрунтуванням керівнику підприємства (організації). Такі документи приймаються до виконання лише після ухвалення письмового рішення керівника (відповідно до п. 2.16 Положення №88).

Первинні документи, що підтверджують доходи та витрати, слід зберігати протягом 1 095 днів з дня подання податкової звітності, для складання якої вони були використані. Якщо звітність не була подана вчасно, то протягом 1 095 днів, що настають після закінчення строку, встановленого для її подання (відповідно до п. 44.3 ПКУ). Окремі випадки щодо строків зберігання документів зазначені в п. 44.4 ПКУ.

У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів необхідно повідомити про це місцевий податковий орган протягом 5 днів. Крім того, втрачені документи мають бути відновлені протягом 90 днів з дня надсилання такого повідомлення. Детальніше — на сторінці Втрата документів: що робити платнику податків.

Нормативні акти, що регулюють складання та використання первинних документів:

• Закон від 16.07.99 р. № 996 «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»;

• Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфину від 24.05.95 р. № 88;

• Податковий кодекс;

• Закон від 22.05.03 р. № 851 -IV «Про електронні документи та електронний документообіг»;

• Закон від 22.05.03 р. № 852-IV «Про електронний цифровий підпис».