"Довідковий" звіт ЄСВ - 2023, зразок заповнення
("Звітний" як "Довідковий")
Автор: Ошурков С. 
Тема: Об'єднана звітність / Объединенная отчетность (Форма 1ДФ) Єдиний соціальний внесок / Единый социальный взнос.
Зміст:
01. Для чого призначена "Довідкова" об'єднана звітність?
02. 
Приклад заповнення звітності типу "Довідковий" + 
відео
03. Періодичність та строки подання
04. Стосовно дублювання інформації потім у звіті з типом "Звітний"
05. Якщо квартал закінчився - який тип форми складати?
06. ? Найчастіші питання про "об'єднану" звітність
01. Для чого призначений "Довідковий" звіт ЄСВ?
Фонди не можуть чекати на квартальну об’єднану звітність. Якщо працівник виходить на пенсію або претендує на страхові виплати з фондів, вам треба буде подати на нього об'єднаний звіт як «довідковий».
У примітках до бланку основної частини звіту бачимо:
" 4 Розрахунок, який подається ... з типом «Звітний» y додатках якого наявна інформація щoдо призначення пенсії застрахованим особам aбо матеріального забезпечення, страхових виплат."
Тобто тип «довідковий» звіт потрібен y разі, якщо Податковий розрахунок подаємо з відомостями, що необхідні для призначення застрахованим особам:
1) пенсії;
2) матеріального забезпечення, страхових виплат.
Одразу в січні 2021 року з'явилися 2 листа від держорганів:
1) Лист Міністерства фінансів України №11220-02-62/2362 вiд 27.01.2021,
2) Лист Пенсійного фонду України №2800-050102-1/2832 вiд 22.01.2021.
Такий звіт повинен мати лише додатки з інформацією нa працівника, необхідною для призначення йому потрібної виплати (дивіться Про нумерацію додатків об'єднаної звітності >>). Причину подання звітності треба вказати в «шапці» відповідного додатка, що подається у складі звіту з типом «Довідковий».
Якщо ставите позначку «для призначення пенсії» (рядок 035 у додатку Д1, рядок 036 у додатку Д5, рядок 034 у додатку Д6) за наявності в цих додатках інформації щодо застрахованої особи), то ці додатки повинні містити відомості для призначення пенсії для конкретної застрахованій особі. Будемо подавати їх за період до дня формування заяви нa призначення пенсії.
Якщо ставите позначку «для призначення матеріального забезпечення, страхових виплат» (рядок 035 у додаток Д1, за потреби - рядок 036 у додатку Д5), то вкажіть відомості для призначення цих соціальних виплат для конкретної застрахованої особи.
02. Зразок заповнення звітності типу "Довідковий"
Умови прикладу дивіться на сторінці "Приклад заповнення об'єднаної 1ДФ" (а саме Приклад №3).
Зразок містить дані щодо одного працівника. Про всяк випадок читайте в пункті 03 коментар про незаконну вимогу ПФУ щодо формування "довідкового" звіту на кодного працівника окремо.
Дивіться заповнені додатки та основну частину об'єднаного звіту:
01) Основна частина звіту "Довідковий" >>,
02) Додаток Д1 "Довідковий" за перший місяць кварталу >>,
03) Додаток Д1 "Довідковий", зразок за другий місяць кварталу >>,
04) Додаток Д5 "Довідковий", зразок за перший місяць кварталу >>.
03. Періодичність та строки подання
Періодичність подання довідкової звітності не прописана в Порядку заповнення. Там лише зазначено, що "довідковий" Податковий розрахунок об'єднаної звітності подається коли є підстави для його подання.
Щоб не втрачати зайвий час, можна було б подавати, наприклад, одну "довідкову" звітність за всіма випадками, що сталися в поточному місяці.
З двох згаданих вище листів Мінфіну та ПФУ поки що можна зробити деякі висновки (хоча текст цих листів не зовсім узгоджений з Порядком заповнення Форми №1ДФ).
Строки подання такі.
01) Працівник йде на пенсію: Розрахунок "Довідковий" складаєте після того, як працівник подав заяву пpо призначення пенсії. Роботодавець дізнається про необхідність подання зі звернення від ПФУ, або від самого цього працівника.
02) Працівнику треба нарахувати лікарняні або декретні: Розрахунок "Довідковий" подаємо не пізніше ніж заяву-розрахунку до ФСС, щоб протягом 10 робочих днів фахівці ФСС перевірили наявність даних про застраховану особу в Держреєстрі соціального страхування, факти сплати ЄСВ, правильність нарахованих соціальних виплат.
Можна зробити висновок, що на кожного працівника окремі довідкові розрахунки подавати не потрібно. Тобто Порядок заповнення не заважає подати на весь перелік працівників, зазначених y заяві-розрахунку (звісно якщо інформація по цим працівникам за ці звітні місяці не надавалася раніше).
Але!!!
Поки що праціники ПФУ (які традиційно не читають Порядок заповнення) вперто роз'яснюють (усно та через деякі бухгалтерські видання), що треба подавати "Довідковий" звіт ЄСВ на кожного працівника.
Хоч цієї вимоги немає у Порядку заповнення, програмний комплекс ПФУ та податківців налаштовано так, що доводиться подавати "довідковий" звіт на кожного працівника окремо. Фахівці ПФУ стверджують це, але без посилань на діючий Порядок заповнення.
04. Стосовно дублювання "довідкової" інформації потім у квартальному звіті з типом "Звітний"
Ще декілька висновків з цих двох листів та Порядку заповнення.
Інформацію про осіб, вже зазначених y довідковому Розрахунку доведеться також дублювати y звітному Розрахунку за відповідний звітний період (квартал). Тобто відображаємо одних і тих же осіб двічі:
1) у «Довідковому» всередині кварталу,
2) у квартальному «Звітному» вже після закінчення кварталу.
Продовження ситуації з нарахуванням лікарняних на конкретному прикладі дивіться тут: Лікарняні у звіті ЄСВ.
05. Якщо квартал закінчився - який тип форми складати?
Пенсійний фонд у згаданому вище листі №2800-050102-1/2832 написав, що "Довідковий" звіт ЄСВ "подається протягом звітного кварталу". 3 цього можна зробити висновок: якщо звітний квартал закінчився та потрібні дані за цей квартал для призначення пенсії, мат. забезпечення, страхових виплат, слід подати вже не «Довідковий» Розрахунок, а просто «Звітний».
Але в Порядку заповнення немає саме такого формулювання "подається протягом звітного кварталу"!!!
Це недолік Порядку. І замість того, щоб цей недолік виправити, Пенсійний фонд фактично позбавляє деяких працівників можливості правильного обчислення соц. виплат до подання та обробки квартальної звітності (вже з типом "Звітний").
Така неприємна особливість: за останній місяць кварталу оперативно надати інформацію щодо конкретних працівників немає технійчної можливості. Можливо, варто почекати на нові роз'яснення.
Нагадаю, зразок заповнення розглянуто у пункті 02.
Додатково. Коментарі з відео про заповнення розрахунку
Зараз на прикладі розглянемо заповнення звіту із типом «Довідковий».
Сьогодні 28 лютого.
На сьогодні програми і сервіси електронної звітності поки не мають цієї форми звітності, і тому технічно податкові інспекції поки що не мають можливості обробити цей звіт. Можуть хіба що отримати його від вас та скласти до купи в очікуванні оновлення програмного забезпечення.
В якості тренування будемо заповнювати звіт для ось такої конкретної ситуації, коли в березні треба нарахувати працівнику лікарняні. І тому доводиться не пізніше ніж подаємо заяву-розрахунок до Фонду соціального страхування скласти Форму 1ДФ із типом «Довідковий».
Почну з Додатку Д1, бо саме його інформація цікавить фонд соціального страхування.
Ставимо хрестик у полі «Звітний» та у полі «Довідковий»
Перейду до нового Порядку заповнення. Тут тип «Довідковий» згадується в декількох місцях. І зветься саме так: «Звітний» як «Довідковий».
Заповнюємо «рік», «квартал», «номер місяця в кварталі». «Номер додатку в розрахунку» я заповнив № 1 для січня. Для лютого - №2.
І для нашого прикладу поставив хрестик у графі «для призначення інших соціальних виплат11», бо ми складаємо «Довідковий» звіт для лікарняних.
Табличну частину Додатка 1 я заповнив в Екселі. Що я тут заповнив …
Січень 2021 року.
28 днів у трудових відносинах, бо працівника прийнато на роботу 4 січня.
Вказуємо нараховану зарплату та суму єдиного соціального внеску.
Ну і вказав «1» - Ознака наявності трудової книжки.
Я навмисно залишив ще один порожній рядок.
Теоретично ви можете складати «Довідковий» розрахунок не на кожного працівника, а на декількох. Головне щоб це відбулося не пізніше ніж подання заяви-розрахунку для лікарніних або декретних.
В лютому заповнюю все аналогічно. Лютий 2021 року. Тут 28 днів у трудових відносинах – це повний місяць.
Далі перейду до Додатку Д5. Це аналог табиці 5 зі старого звіту з ЄСВ.
«Довідковий» розрахунок повинен мати лише додатки з інформацією нa працівника, необхідною для призначення йому потрібної виплати.
Додаток 5 теж має тип «Звітний» як «Довідковий»
Поставив хрестик у графі «для призначення інших соціальних виплат11».
У прикладі нашого працівника прийнято на роботу протягом кварталу.
Тому заповнимо в додатку Д5 інформацію саме стосовно цього працівника.
У табличній частині Додатку Д5 вказуємо інформацію тільки щодо працівника якому плануються соціальні виплати або призначення пенсії.
Вказав тут «Код класифікатора професій», назву професії за Класифікатором та фактичну назву посади.
Дата початку трудових відносин – 04.01.2021.
Графу 20 Ознака14 (0,1) – не заповнюємо. Ось нижче є примітка 14 щодо її заповнення.
Нічого особливого немає крім того, що «Довідковий» розрахунок і всі його додатки заповнюються інформацією не про всіх працівників, а тільки про тих, кому призначаються соціальні виплати або пенсія (в нашому прикладі - лікарняні).
Перейду до заповнення основної частини звіту.
Вказуємо тип «Звітний» як «Довідковий», квартал, далі йде Номер розрахунку. Що ми знаємо про цей реквізит?
Перейду до Порядку заповнення. Шукаю тут «номер Розрахунку». Як бачите тут є така вомога «у хронологічному порядку ... за звітний (податковий) період».
Я вказав номер «1». Якщо в березні будемо подавати ще один «Довідковий» розрахунок, то він буде мати номер «2». А потім будемо складти «Звітний» розрахунок по закінчені кварталу і він буде мати номер «3».
Що таке «звітний (податковий) період»? Згідно з податковим кодексом це квартал. І знайду в Порядку заповнення розділ ІІ.
Ось в першому абзаці цього розділу маємо підтвердження, що йдеться про нумерацію Розрахунків у хронологічному порядку саме протягом кварталу.
І тому, коли будемо подавати вперше в наступному кварталі «Довідковий» розрахунок 1ДФ, він буде знову мати номер 1.
Нижче у графі 06 вказуємо скільки є додатків до «Довідкового розрахунку» та скільки аркушів цих додатків.
Я вказав два додатки Д1 та один додаток Д5.
Трохи нижче вказав «Код основного виду ... діяльності» та поставив хрестик у графі «Роботодавець»
Далі я так би мовити «перестрибну» та почну розглядати з рядка 3.1 першого розділу.
Як заповнити цей рядок? Я вказав дохід саме того нашого працівника, якому збираємося призначити лікарняні. Дивимось у Порядку заповнення, чи правильно я зробив.
Щоб легше було шукати я скопіював розділ III. Порядок заповнення Розрахунку до редактору. Знайду тут про рядок 3.1. Ось цей фрагмент...
Тобто вказуємо суми з Додатка 1 за два місяці. І продюблюємо цю інформацію в рядку 3.
Далі нас цікавить заповнення рядка 2.1.
Повернусь до порядку заповнення, прокручу трохи вище …
І як бачимо, стосовно рядків 2 та 2.1 немає посилання на Додаток 1. Це недолік Порядку заповнення. Не прописано, яку інформацію тут вказувати – стосовно всіх працівників за місяць або стосовно нашого конкретного працівника, якому призначаємо соцвиплати або пенсію.
Логічно тут вказати місячні суми доходу цього конкретного працівника.
Саме так я і заповнив – зарплата нашого працівника 9 тисяч гривень щомісячно.
Така ж історія з рядками 1 та 1.1. Я тут вказав зарплату нашого працівника 9 тисяч гривень щомісячно.
Але!
Повернусь до порядку заповнення. Тут такий самий недолік Порядку як для рідків 2 і 2.1. Немає посилання на суми з Додатку 1.
Вище йде блок 10 «Штатна чисельність працівників»в різних варіаціях.
І тут теж незрозуміло, треба вказати загальну чисельність працівників, або тільки чисельність працівників, інформація про яких є в Додатку Д1.
Ось опис заповнення цих рядків [101 - 110].
Як бути з цими реквізитами – незрозуміло. Стосовно типу розрахунку «Довідковий» тут нічого не написано, посилань на додатки - немає.
З одного боку ми знаємо ці показники за кожний місяць. З іншого боку розрахунок «Довідковий» планувався розробниками Порядку для конкретних працівників, а не для всіх працівників.
Я заповнив тут кількість працівників загалом по підприємству.
Тобто як це буквально прописано в Порядку заповнення. Так, це НЕ відповідає логічному призначенню типу розрахунку «Довідковий», але якщо прочитати опис заповнення рядків 101, 104, 105, 109 то ніякого іншого варіанту не передбачено.
Залишається заповнити рядки 7 та 8.
Тут написано формули за якими розраховуються значення цих двох рядків. І це останні графи, які нам треба заповнити в таблицній частині звіту. Всі інші розділи звичайні роботодавці не заповнюють.
Залишається вказати дату подання та підписати
Додам ще, одне.
Інформацію про осіб, вже зазначених y нашому довідковому Розрахунку доведеться також продублювати y звітному Розрахунку за відповідний звітний квартал.
Тобто відображаємо дані про одних і тих же осіб двічі:
1) спочатку - в «Довідковому» Розрахунку всередині кварталу, як ми це зараз зробили,
2) потім - у квартальному «Звітному» розрахунку 1ДФ вже після закінчення кварталу.
Нагадаю, зразок заповнення розглянуто у пункті 02.