Акт приймання-передачі справ при зміні бухгалтера
Тема: Бухгалтерський облік, Зміна головного бухгалтера.
| Поділитися: |
Акт приймання-передачі в більшості випадків має просту форму у вигляді звичайного опису справ, що приймаються новим головним бухгалтером. Цього не завжди достатньо для подальшої роботи нового головбуха.
Щоб уникнути скрутних ситуацій у майбутньому, акт повинен містити не тільки дані про передані документи, але й певні висновки фахівців (за бажанням нового головного бухгалтера - з більш-менш докладним описом) про ведення бухгалтерського обліку з додатком службових записок і пояснень попереднього головного бухгалтера або іншої службової особи, яка передає бухгалтерію..
Завантажте: 
Чек-лист приймання справ у попереднього головного бухгалтера
Надалі це може допомогти новому головному бухгалтеру використовувати акт як джерело інформації при складанні найближчої звітності на цьому підприємстві і іноді знімає відповідальність за неправильне ведення бухгалтерського обліку в майбутньому (додатково читайте Відповідальність бухгалтера за помилки попередника).
Зміст акта не врегульований жодним нормативним актом (для небюджетних підприємств) і може уточнюватися, розширюватися, скорочуватися залежно від умов діяльності підприємства та обсягу документообігу, а також від стану документації.
Наведено приблизний (не обов'язковий і не повний) перелік основних розділів і питань, які можна включити до акту приймання-передачі:
01. Загальна характеристика ведення бухгалтерського обліку i складання звітності, організації роботи бухгалтерії. Повні відомості про організацію роботи бухгалтерії. Загальна характеристика бухгалтерського обліку. Система та форма обліку (меморіально-ордерна, журнально-ордерна або комп'ютерна). Стан регістрів синтетичного та аналітичного обліку, розбіжності в них..
02. Стан обліку руху грошових коштів. Стан обліку касових операцій. Наявність касира та договору з ним про повну матеріальну відповідальність. Наявність необхідних умов зберігання та обліку готівки та грошових документів. Наявність касової книги, її оформлення та правильність ведення. Своєчасність і повнота оприбуткування готівки. Залишок готівки та грошових документів у касі, їх відповідність записам у бухгалтерському обліку можна оформити окремим актом ревізії, який додається до акту приймання-передачі справ. Перелік всіх рахунків грошових коштів, залишки грошових коштів по кожному рахунку згідно з виписками банку, звіреними з даними обліку. Наявність повідомлень податкових органів про відкриті рахунки. Наявність чекових книжок із зазначенням номерів невикористаних чеків. Читайте про один з аспектів цієї теми: Бухгалтер-касир.
03. Стан обліку розрахункових операцій. Наявність договорів та інших документів розрахункового характеру, банківських виписок. Відповідність сум залишків і оборотів за виписками банку сумам, зазначеним у реєстрах бухгалтерського обліку. Інвентаризація розрахунків з контрагентами, наявність актів звірки взаємних розрахунків. Інформація про ведення претензійно-позовної роботи. Величина та характер дебіторської та кредиторської заборгованості. Своєчасність розрахунків, стан і наявність актів звірки з податковою інспекцією, суми заборгованості перед бюджетом. Боргові зобов'язання, банківські кредити, стан заборгованості за строками погашення, наявність інвестицій і т.п.
04. Стан обліку активів що амортизуються. Дата останньої інвентаризації майна, повнота її проведення, відображення її результатів у бухгалтерському обліку. Місце зберігання інвентаризаційних описів.
05. Стан обліку ТМЦ. Дата останньої інвентаризації матеріальних цінностей та її результати. Відображення в бухгалтерському обліку актів ревізій та обстежень, інформації про нестачі, розкрадання, переданої або не переданої до органів слідства. Стан аналітичного обліку матеріалів, наявність прибуткових і видаткових документів по руху матеріальних цінностей.
06. Стан розрахунків з працівниками. Відомості про штатний розпис, посадові оклади. Наявність трудових договорів (дивіться збірник Трудовий договір). Стан обліку та своєчасність розрахунків з виплати заробітної плати..
07. Звітність підприємства [додатково: Завантажте довідник по звітності]. Наявна інформація (висновки) про достовірність звітності. Рішення засновників про затвердження звітності, виплату дивідендів [додатково: Завантажте довідник "Дивіденди"].
08. Зберігання документів підприємства. Ситуація із забезпеченням на підприємстві належного зберігання та обліку бланків суворої звітності. Стан та місцезнаходження архіву бухгалтерських документів. Наявність описів справ (чи підшиті та пронумеровані документи). Правильність оформлення вилучення або знищення документів через закінчення строку зберігання. Довідка про наявність та збереження печаток, штампів..
09. Перелік первинних та інших документів за описом. Перелік переданих кошторисів, штатних розписів, договорів, угод, зобов'язань, папок первинних документів і реєстрів тощо. Інформація про відсутність первинних документів або реєстрів бухгалтерського обліку.
10. Додатки. До акту додаються будь-які пояснення, службові записки та інші документи, які були складені членами комісії пiд час передачі справ. (читайте Комісія для документальної перевірки та приймання-передачі справ при зміні бухгалтера с 
прикладом наказу про створення комісії), а при проведенні незалежного аудиту — аудиторський висновок.
11. Підписи. Обов'язкова наявність підписів нового та попереднього головних бухгалтерів, членів комісії або представника адміністрації. У разі незгоди кого-небудь із членів комісії з висновками, викладеними в акті, ця особа підписує акт із запереченнями або застереженнями.
Акт приймання-передачі складається у трьох примірниках: перший - керівнику підприємства, другий - бухгалтеру, який передає справи, третій - новому бухгалтеру..
Якщо справи передаються у філії або представництві підприємства, акт складається у чотирьох примірниках, щоб додатковий примірник передати до бухгалтерії головного підприємства (організації).
Дивіться далі Приклад Акту приймання-передачі справ при зміні бухгалтера >>>.
Додатково читайте Оформлення тимчасового виконання обов'язків головного бухгалтера.