Довіднику "Відпустки" >>>Відображення сум відпускних y Додатку 4ДФ об'єднаного звіту в загальній ситуації нічим не відрізняється від відображення зарплати (з ознакою доходу «101» відображаємо одним рядком із зарплатою).
Більше уваги приділимо Додатку 1 та наведемо приклади його заповнення, а для 4ДФ опишемо принципи заповнення для двох варіантів того, як показати відпускні в звіті ЄСВ - 2023.
Розглянемо «перехідні» відпускні в звіті ЄСВ - 2023: для відпусток, які починаються в одному кварталі, а закінчуються в наступному.
У такій ситуації є два варіанти відображення відпустки у звіті ЄСВ - 2023 y залежності від того, який варіант нарахування відпускних використовує роботодавець:
1) нараховує суму «перехідних» відпускних у тому місяці, в якому її виплачує;
2) нараховує відпускні частинами — окремо за кожний місяць, на який припадають календарні дні відпустки.
Перед розглядом прикладів з цими двома варіантами перегляньте відео:
Варіант 1
Нараховуємо відпускні в місяці, у якому їх виплачуємо загальною сумою.
Всю суму нарахованих і виплачених відпускних і всі суми утриманих та перерахованих ПДФО і військовий збір відображаємо y звітності та додатках за звітний місяць, в якому почалася відпустка. В цьому обраному варіанті не важливо, що частина відпускних припадає на наступний квартал.
Розлянемо нижче відображення відпускних у звіті ЄСВ - 2023
Приклад для Варіанту 1
Працівник підприємства пішов у щорічну відпустку з 22 березня по 14 квітня 2021 року на 24 календарні дні. Усю суму відпускних підприємство нараховує та виплачує у місяці початку відпустки.
Сума заробітної плати за фактично відпрацьовані дні березня — 7200,00 грн.
Сума відпускних усього — 10080,00 грн., у тому числі:
1) за 10 календарних днів відпустки, що припадають на березень, — 4200,00 грн.;
2) за 14 календарних днів відпустки, що припадають на квітень, — 5880,00 грн.
Заробітна плата працівника за відпрацьовані дні квітня 2021 року — 7800,00 грн. (за першу половину в тому числі- 600,00 грн., тобто за 1 день - 15 квітня; саме цю суму було виплачено по 22 квітня і з неї сплачено ПДФО 108,00 грн. та військовий збір 9,00 грн. того ж дня).
Дивіться заповнений 
Додаток Д1 за березень (Варіант 1) >>. За квітень наводити Додаток Д1 немає сенсу - там тільки зарплата, бо всі відпускні відобразили вже у березневому Додатку Д1.
У першому варіанті до розділу I Додатку 4ДФ об'єднаного звіту за березень 2021 року потраплять:
1) до граф 3а і 3 — 17280,00 грн. (тобто заробітна плата за відпрацьовані дні березня 7200,00 грн. і загальна сума відпускних 10080,00 грн.);
2) до граф 4а і 4 — ПДФО із суми основної зарплати березня й усієї суми відпускних = 17280,00 грн. * 18 % = 3110,40 грн.
3) до графи 5а — ВЗ із суми доходів, зазначеної у графі 3а = 17280,00 * 1,5 % = 259,20 грн.), до графи 5 - фактично оплачений ВЗ.
До Додатку 4ДФ об'єднаного звіту (1ДФ) за квітень 2021 року потраплять:
1) до граф 3а і 3 — 7800,00 грн. (зарплата зa відпрацьовані дні квітня);
2) до графи 4а — ПДФО із суми доходів, зазначеної у графі 3а = 7800,00 * 18 % = 1404,00 грн.), до графи 4 - фактично оплачений ПДФО = 600,00 * 18% = 108,00 грн.;
3) до графи 5а — ВЗ із суми доходів, зазначеної у графі 3а = 7800,00 * 1,5 % = 117,00 грн.), до графи 5 - фактично оплачений ВЗ = 600,00 * 1,5% = 9,00 грн.
БОНУС: 
Скачaйте довідник по Об'єднаному звіту
Варіант 2
Нараховуємо відпускні в різних місяцях, на які припадають дні відпустки.
Якщо виплата заробітної плати здійснюється у встановлені строки в місяці, наступному за місяцем нарахування, її суму показують як виплачену в графі 3 Додатку 4ДФ за місяць нарахування зарплати. Тобто у випадку із зарплатою графи 3а і 3 (4а і 4) дорівнюють одна одній.
Але про відображення відпускних, виплачених наперед, Порядок заповнення нічого не говорить.
Адже відпускні роботодавець повинен виплатити не пізніше ніж за 3 дні до початку відпустки.
У такій невизначеній ситуації, безпечніше виплачені, але ще не нараховані відпускні відображати у графі 3 розділу І 4ДФ у повній сумі в тому місяці, у якому така виплата фактично здійснена.
У графі 3а відпускні показують у періодах їх нарахування в бухобліку. Тобто показники граф 3а і 3 (4а і 4) розділу І додатку 4ДФ Податкового розрахунку відрізнятимуться.
Обов'язкові кадрові документи >>Розлянемо нижче відображення відпускних у звіті ЄСВ - 2023
Приклад для Варіанту 2
Беремо всі суми нарахувань та виплат із попереднього Прикладу для Варіанту 1. Але відобразимо відпускні у звіті ЄСВ-2023 за логікою, описаною для Варіанта 2.
Дивіться:
• Додаток Д1 за березень (Варіант 2) >>;
• Додаток Д1 за квітень (Варіант 2) >>.
У другому варіанті до розділу I додатку 4ДФ звіту за квітень 2021 року враховуємо такі різні суми:
1) до графи 3а потраплять нараховані 11400,00 грн. (тобто заробітна плата за відпрацьовані дні березня 7200,00 грн. плюс сума відпускних, що припадає на березень 4200,00 грн.), а до графи 3 - виплачені 17280,00 грн. (тобто усі 10080,00 грн. відпускних, які виплачені за 3 дні до відпустки, плюс зарплата 7200,00 грн. за відпрацьовані дні березня);
2) до графи 4а потрапить ПДФО із суми зарплати березня та з суми відпускних тільки за дні відпустки у березні = 11400,00 грн. * 18 % = 2052,00 грн., а до графи 4 - сплачена сума ПДФО (з усієї суми відпускних 10080,00 грн., які виплачені за 3 дні до відпустки, плюс із зарплати 7200,00 грн. за відпрацьовані дні березня) = 17280,00 * 18% = 3110,40 грн.;
3) до графи 5а — ВЗ із суми доходів, зазначеної у графі 3а = 11400,00 * 1,5 % = 171,00 грн.), до графи 5 - фактично оплачений ВЗ = 17280,00 * 1,5% = 259,20 грн.
До розділу I додатка 4ДФ звіту (1ДФ) за квітень 2021 року потраплять:
1) до графи 3а — нараховані 13680,00 грн. (заробітна плата за відпрацьовані дні квітня 7800,00 грн. плюс сума відпускних, що припадає на квітень 5880,00 грн.), до графи 3 - виплачені у цьому місяці 7800,00 грн. зарплати за квітень;
2) до графи 4а — ПДФО із заробітної плати за відпрацьовані дні квітня 7800,00 грн. плюс 5880,00 грн. відпускних, що припадає на квітень = 13680,00 * 18 % = 2462,40 грн.), до графи 4 - сплачений ПДФО із зарплати за квітень (за першу половину = 600,00 * 18% = 108,00 грн., тобто за 1 відпрацьований день);
3) до графи 5а — ВЗ із суми доходів, зазначеної у графі 3а = 13680,00 * 1,5 % = 205,20 грн.), до графи 5 - фактично оплачений ВЗ = 600,00 * 1,5% = 9,00 грн.
Використовуйте 
Калькулятор відпускних >>
