Відпустка касира (особливості оформлення)
Автор: Ошурков С. 
Зміст:
01. Які документи слід оформити перед відпусткою касира?
02. Хто підписує касові документи під час відпустки касира?
01. Які документи слід оформити перед відпусткою касира?
Розглянемо, які документи необхідно оформити у зв'язку з відпусткою або іншою відсутністю касира.
Порядок оформлення тимчасового заміщення касира викладено в пункті 45 Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ № 148 від 29.12.2017 (офіційна редакція - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0148500-17), з якого виходить, що підприємство в даному випадку зобов'язане здійснити наступні дії.
01) Видати наказ керівника підприємства про покладення обов'язків тимчасово відсутнього касира на іншу особу (наприклад, головного бухгалтера), в якому вказати, що на період перебування касира в черговій відпустці в конкретний період (з якого і по яке число місяця) обов'язки касира виконуватиме інший працівник [додатково читайте Виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника / Временное замещение отсутствующего работника].
02) Скласти з працівником, що замінює касира (наприклад, з головним бухгалтером), договір про повну матеріальну відповідальність на строк, протягом якого цей співробітник виконуватиме обов'язки касира. Це також виходить зі ст. 135 КЗпП і додатку 1 до постанови Держкомпраці СРСР та Секретаріату ВЦРПС від 28.12.77 р. № 447/24 (діє до цих пір на підставі Постанови ВР від 12.09.91 №1546-XII «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР»), де посада касира вказана в переліку осіб, з якими полягають договори про повну матеріальну відповідальність. У цій же постанові приведена і форма такого договору.
03) Провести інвентаризацію каси, яка здійснюється в наступному порядку: цінності, що знаходяться під відповідальністю касира, що йде у відпустку, перераховуються новим касиром (у даній ситуації — головним бухгалтером) у присутності керівника або у присутності комісії, призначеної керівником підприємства. Про результати перерахунку і передачі цінностей складається акт з підписами вказаних осіб. Для цього можна використовувати форму Акту про результати інвентаризації наявних коштів з додатка 7 до Положення НБУ № 148. Пункт 46 Положення НБУ №148 говорить про таке: "Акт складається в трьох примірниках (для матеріально відповідальної особи, яка здала цінності, матеріально відповідальної особи, яка прийняла цінності, а також бухгалтерії) у разі зміни матеріально відповідальних осіб". Необхідність проведення інвентаризації у вказаному випадку виходить також з абзацу четвертого пункту 7 Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань затвердженого наказом МФУ № 879 від 02.09.2014, відповідно до якого проведення інвентаризації обов'язкове при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ). Додатково читайте Облік результатів інвентаризації каси.
Ці ж дії було наказано здійснювати в разі тимчасової відсутності касира, зокрема, в листах НБУ від 14.02.2012 г. № 11-117/708- 1645 та від 07.04.2008 г. №11-113/1441-4464.
БОНУС: 
Скачайте довідник "Відпускні + Компенсація відпустки".
02. Хто підписує касові документи під час відпустки касира?
Що стосується підписів на касових ордерах, тобто всі підстави вважати, що в разі покладання обов'язків касира на головного бухгалтера він повинен підписуватися на прибуткових і видаткових касових ордерах двічі: і за головного бухгалтера, і за касира. Першим підписом він засвідчує виконання функцій головного бухгалтера, зокрема, щодо перевірки касових документів, другій, — касира. При такому оформленні вдасться уникнути проблем з контролюючими органами в частині дотримання вимог Положення НБУ №148.
Якщо функції касира покладаються на керівника підприємства, то підписуватися від теж буде двічі: за себе і за касира.
Підписуватися лише за себе (тобто за директора або головного бухгалтера), не підписуючись в окремій графі касового ордера як касир, небезпечно.
Оскільки форма касових ордерів затверджена нормативним документом — Положенням НБУ №148, це означає, що всі реквізити касового ордера мають бути заповнені. Згідно з пунктом 4.1 Методичних рекомендацій про порядок проведення перевірок з питань дотримання суб'єктами господарювання касової дисципліни, повнота оприбутковування виручки від реалізації товарів (послуг), затверджені наказом ДПАУ №210 від 23.04.2009 сказано, що при перевірках касової дисципліни визначається правильність заповнення всіх реквізитів прибуткових і видаткових касових ордерів. Касовий ордер з відсутнім підписом касира може бути визнаний касовим документом невідповідної форми і не прийнятий до обліку. І якщо, наприклад, це торкнеться прибуткового ордера, то йтиме мова вже про неоприбутковування виручки, оскільки якщо ордер невідповідної форми, то його як би немає взагалі.
Крім того, це може спричинити накладення адміністративного штрафу на головного бухгалтера в розмірі від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (тобто від 136 грн. до 255 грн.) згідно ст. 1642 КпАП за порушення ведення касових операцій.
Інші сторінки за темою:
01) Ліміт каси (Лимит кассы),
02) Бухгалтер-касир (Бухгалтер-кассир),
03) Касові апарати (Кассовые аппараты),
04) Щорічна відпустка (Ежегодный отпуск),
05) Додаткова відпустка (Дополнительный отпуск),
06) Тривалість відпустки (Продолжительность отпуска),
07) Графік відпусток (График отпусков).