Тема: 
Штатний розпис / Штатное расписание
Крок 1 — визначення структури підприємства, форми і системи оплати праці
Якою повинна бути структира підприємства, які мають бути структурні підрозділи, підприємство вирішує самостійно (згідно ст. 64 ГКУ).
Форми та системи оплати праці, що застосовуються на підприємстві, мають бути встановлені в колективному договорі (якщо він є), Положенні про оплату праці або іншому нормативному акті роботодавця, погодженому з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником, іншим представником трудового колективу).
Крок 2 — встановлення переліку посад і професій працівників
У штатному розписі мають бути зазначені всі потрібні для роботи підприємства посади та професії (у т. ч. посади, які обіймають сумісники, вакантні посади). Назви посад повинні відповідати Класифікатору професій.
На підставі штатного розпису буде плануватися необхідна чисельність працівників.
Крок 3 — визначення чисельності штатних одиниць
Кількість штатних одиниць госпрозрахункові підприємства визначають самостійно.
Залежно від потреб підприємства допускається встановлювати в штатному розписі кількість штатних одиниць за посадами менше 1 (наприклад, 0,5 або 0,75). Наприклад, якщо за цією посадою не потрібна зайнятість працівника повний робочий час.
На одну штатну одиницю теоретично може бути прийнято як одного працівника, так і двох працівників з неповним робочим днем (наприклад, на 0,5 штатної одиниці кожен, тобто кожен із них відпрацює 50 % робочого часу та отримає, відповідно, половину окладу, встановленого за цією посадою).
У штатному розписі відображаютья також посади осіб, які перебувають у відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами і для догляду за дитиною. За ними зберігається місце роботи (посада) на протязі такої відпустки (згідно з ч. 3 ст. 2 Закону про відпустки).
Обов'язкові кадрові документи >>
Крок 4 — встановлення розмірів окладів, надбавок, доплат
Використовуємо колективний договір та інші локальні нормативні акти роботодавця, погоджені з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом. Наприклад, це може бути Положення про оплату праці, у якому установлені норми праці, розцінки, тарифні сітки, ставки, схеми посадових окладів, умови введення та розміри надбавок і доплат.
У штатному розписі оклад (місячна тарифна ставка) працівника не може бути нижче прожиткового мінімуму, встановленого для працездатних осіб на 1 січня поточного року.
Однакові оклади за всіма посадами загрожують штрафами від Держпраці.
Теоретично штатний розпис можемістити однакові найменуваня посад з різними посадовими окладами (тарифними ставками). Це підтвердило Мінсоцполітики в листі від 28.12.2016 р. № 1812/0/101-16/284. Але в такому випадку рекомендовано обґрунтувати відмінності розмірів окладів різними посадовими обов’язками, прописаними в посадових (робочих) інструкціях.
За деякими посадами можуть бути зазначені доплати / надбавки, які є складовими системи оплати праці та носять постійний характер. Доплату до мінімальної зарплати в штатному розписі відображати не потрібно, оскільки її розмір може змінюватися залежно від виконаної норми праці в поточному місяці.
На думку Мінсоцполітики в листі №1127/0/204-19 вiд 13.09.2019, для працівників з відрядною оплатою праці у штатному розписі можна не зазначати розмір оплати, а навести тільки кількість штатних одиниць.
Крок 5 — проєкт штатного розпису
Проєкт штатного розпису зазвичай готується профільним відділом (наприклад, відділом оплати праці, відділом кадрів, відділом організації праці та заробітної плати тощо). Проєкт огоджується з керівниками відділів (служб), із заступниками керівника і затверджується керівником підприємства. Якщо на підприємстві немає профільного відділу, розробка штатного розпису може бути покладена на окремого спеціаліста в порядку, передбаченому внутрішніми нормативними актами підприємства.
Підписують проєкт штатного розпису зазвичай один із заступників керівника підприємства і керівник фінансової служби (або головний бухгалтер).
Погоджувати з профспілкою (або радою трудового колективу) проєкт штатного розпису не потрібно. Законодавство не містить такої вимоги.
міні-книжку "Штатний розпис" >>
Крок 6 — затвердження штатного розпису
Зазвичай штатний розпис затверджують шляхом видання відповідного наказу (розпорядження). Дивіться Зразок штатного розпису з таким наказом. Можливе затвердження штатного розпису безпосередньо грифом затвердження.
Датою штатного розпису вважається дата його затвердження.
У разі потреби штатний розпис погоджується з організацією вищого рівня. В такому випадку обов’язково оформляють гриф погодження.