Справочнике "Отпуска" >>>Отображение сумм отпускных в Приложении 4ДФ объединенного отчета ЕСВ (№1ДФ) в общей ситуации ничем не отличается от отображения зарплаты (с признаком дохода «101» отображаем одной строкой с зарплатой).
Рассмотрим "переходящие" отпускные в отчете ЕСВ-2023 для отпусков, которые начинаются в одном квартале, а заканчиваются в следующем.
В такой ситуации есть два варианта отразить отпускные в отчете ЕСВ-2023. В зависимости от того, какой вариант начисления отпускных использует работодатель:
1) начисляет сумму «переходных» отпускных в том месяце, в котором ее выплачивает;
2) начисляет отпускные частями — отдельно за каждый месяц, на который приходятся календарные дни отпуска.
Перед разбором примеров с этими двумя вариантами смотрите видео:
Вариант 1
Начисляем отпускные в месяце, в котором их выплачиваем общей суммой.
Всю сумму начисленных и выплаченных отпускных и все суммы удержанных и перечисленных НДФЛ и военный сбор отображаем в форме №1-ДФ за отчетный месяц, в котором начался отпуск. В этом выбранном варианте не важно, что часть отпускных приходится на следующий квартал.
Пример для Варианта 1
Работник предприятия ушел в ежегодный отпуск с 22 марта по 14 апреля 2021 года на 24 календарных дня. Всю сумму отпускных предприятие начисляет и выплачивает в месяце начала отпуска.
Сумма заработной платы за фактически отработанные дни марта — 7200,00 грн.
Сумма отпускных всего — 10080,00 грн., в том числе:
1) за 10 календарных дней отпуска, которые приходятся на март, — 4200,00 грн.;
2) за 14 календарных дней отпуска, которые приходятся на апрель, — 5880,00 грн.
Зарплата зa отработанные дни апреля 2021 года — 7800,00 грн. (за первую половину в том числе - 600,00 грн, т.е. за один день - 15 апреля; именно эту сумму было выплачено по 22 апреля и с нее оплачено НДФЛ 108,00 грн. и военный сбор 9,00 грн.).
Смотрите заполненное 
Приложение Д1 за март (Вариант 1) >>. За апрель приводить Приложение Д1 нет смысла - там только зарплата, ведь все отпускные отразили уже в мартовском Приложении Д1.
В первом варианте в раздел I Приложения 4ДФ отчета ЕСВ (1ДФ) за март 2021 года попадут:
1) в графы 3а и 3 — 17280,00 грн. (то есть заработная плата за отработанные дни марта 7200,00 грн. и общая сумма отпускных 10080,00 грн.);
2) в графы 4а и 4 — НДФЛ с суммы основной зарплаты марта и всей суммы отпускных = 17280,00 грн. * 18 % = 3110,40 грн.
3) в графу 5а — ВС c суммы доходов, указанной в графе 3а = 17280,00 * 1,5 % = 259,20 грн.), в графу 5 - фактически оплаченный ВС.
В Приложение 4ДФ объединенного отчета ЕСВ (1ДФ) за апрель 2021 года попадут:
1) в графы 3а, 3 — 7800,00 грн. (зарплата за отработанные дни апреля);
2) в графу 4а — НДФЛ c суммы доходов, указанной в графе 3а = 7800,00 * 18 % = 1404,00 грн.), в графу 4 - фактически оплаченный НДФЛ = 600,00 * 18% = 108,00 грн.;
3) в графу 5а — ВС c суммы доходов, указанной в графе 3а = 7800,00 * 1,5 % = 117,00 грн.), в графу 5 - фактически оплаченный ВС = 600,00 * 1,5% = 9,00 грн.
БОНУС: 
Скачaйте справочник по объединенной отчетности
Вариант 2
Начисляем отпускные в разных месяцах, на которые приходятся дни отпуска.
Если выплата заработной платы осуществляется в установленные сроки в месяце, следующем за месяцем начисления, ее сумму указывают как выплаченную в графе 3 приложения 4ДФ объединенного отчета ЕСВ и НДФЛ (1ДФ) за месяц начисления зарплаты. То есть в случае с зарплатой графы 3а и 3 (4а и 4) равняются друг другу.
Но об отражении отпускных, выплаченных заранее, Порядок заполнения ничего не говорит.
Ведь отпускные работодатель должен выплатить не позже чем за 3 дня до начала отпуска.
В такой неопределенной ситуации, безопаснее выплаченные, но еще не начисленные отпускные отражать в графе 3 раздела I 4ДФ в полной сумме в том месяце, в котором такая выплата фактически осуществлена.
В графе 3а отпускные показывают в периодах их начисление в бухучете. То есть показатели граф 3а и 3 (4а и 4) раздела I приложения 4ДФ будут отличаться.
Обязательные кадровые документы >>Отразим отпускные в отчете ЕСВ-2023 для этого варианта на примере.
Пример для Варианта 2
Берем все суммы начислений и выплат из предыдущего Примера для Варианта 1. Но отразим их в форме №1-ДФ по логике, описанной для Варианта 2.
Смотрите:
• Приложение Д1 за март (Вариант 2) >>;
• Приложение Д1 за апрель (Вариант 2) >>.
Во втором варианте в разделе I приложения 4ДФ за апрель 2021 года учитываем такие разные (а не одинаковые, в отличие от предыдущего варианта Примера) суммы:
1) в графу 3а попадут начисленные 11400,00 грн. (то есть заработная плата за отработанные дни марта 7200,00 грн. плюс сумма отпускных, которая приходится на март 4200,00 грн.), а в графу 3 - выплаченные 17280,00 грн. (то есть все 10080,00 грн. отпускных, которые выплачены за 3 дня до отпуска, плюс зарплата 7200,00 грн. за отработанные дни марта);
2) в графу 4а попадет НДФЛ, удержанный из суммы зарплаты марта и из суммы отпускных только за дни отпуска в марте = 11400,00 грн. * 18 % = 2052,00 грн., а в графу 4 - оплаченная сумма НДФЛ (со всей суммы отпускных 10080,00 грн., которые выплачены за 3 дня до отпуска, плюс с зарплаты 7200,00 грн. за отработанные дни марта) = 17280,00 * 18% = 3110,40 грн.;
3) в графу 5а — ВС c суммы доходов, указанной в графе 3а = 11400,00 * 1,5 % = 171,00 грн.), в графу 5 - фактически оплаченный ВС = 17280,00 * 1,5% = 259,20 грн..
В раздел I приложения 4ДФ за апрель 2021 года попадут:
1) в графу 3а — начисленные 13680,00 грн. (заработная плата за отработанные дни апреля 7800,00 грн. плюс сумма отпускных, которая приходится на апрель 5880,00 грн.), в графу 3 - выплаченные в этом месяце 7800,00 грн. зарплаты за апрель;
2) в графу 4а — НДФЛ с заработной платы за отработанные дни апреля 7800,00 грн. плюс 5880,00 грн отпускных, которые приходится на апрель = 13680,00 * 18 % = 2462,40 грн.), в графу 4 - оплаченный НДФЛ с зарплаты за апрель (за первую половину = 600,00 * 18% = 108,00 грн.);
3) в графу 5а — ВС c суммы доходов, указанной в графе 3а = 13680,00 * 1,5 % = 205,20 грн.), в графу 5 - фактически оплаченный ВС = 600,00 * 1,5% = 9,00 грн.
Используйте 
Онлайн - калькулятор расчета отпускных (Украина) >>
