Темы: Пример заполнения 1ДФ (Приклад заповнення 1ДФ), Форма 1-ДФ (Звіт за формою 1-ДФ), НДФЛ (ПДФО).
Справочнике "Отпуска" >>>В большинстве случаев дни отпуска приходятся на один квартал. Отображение сумм отпускных в такой общей ситуации ничем не отличается от отображения зарплаты (с признаком дохода «101» отображаем одной строкой с зарплатой).
Рассмотрим «переходные» отпуска, которые начинаются в одном квартале, а заканчиваются в следующем.
В такой ситуации есть два варианта заполнения в зависимости от того, какой вариант начисления отпускных использует работодатель:
1) начисляет сумму «переходных» отпускных в том месяце, в котором ее выплачивает;
2) начисляет отпускные частями — отдельно за каждый месяц, на который приходятся календарные дни отпуска.
Вариант 1
Начисляем отпускные в месяце, в котором их выплачиваем общей суммой.
Всю сумму начисленных и выплаченных отпускных и все суммы удержанных и перечисленных НДФЛ и военный сбор отображаем в форме №1-ДФ за отчетный квартал, в котором начался отпуск. В этом вsбранном варианте не важно, что часть отпускных приходится на следующий квартал.
Пример для Варианта 1
Работник предприятия ушел в ежегодный отпуск с 20 июня по 14 июля 2019 года на 24 календарных дня (1 праздничный день приходится на период отпуска - День Конституции). Всю сумму отпускных предприятие начисляет и выплачивает в месяце начала отпуска.
Сумма заработной платы за фактически отработанные дни июня — 4800,00 грн.
Сумма отпускных всего — 6720,00 грн., в том числе:
1) за 10 календарных дней отпуска, которые приходятся на июнь, — 2800,00 грн.;
2) за 14 календарных дней отпуска, которые приходятся на июль, — 3920,00 грн.
Заработная плата работника за отработанные дни июля 2019 года — 5200,00 грн.
В первом варианте в раздел I формы № 1ДФ за II квартал 2019 года попадут:
1) в графы 3а и 3 — 11520,00 грн. (то есть заработная плата за отработанные дни июня 4800,00 грн. и общая сумма отпускных 6720,00 грн.);
2) в графы 4а и 4 — НДФЛ с суммы основной зарплаты июня и всей суммы отпускных = 11520,00 грн. * 18 % = 2073,60 грн.
В раздел I формы №1ДФ за III квартал 2019 года попадут:
1) в графы 3а и 3 — 5200,00 грн. (заработная плата за отработанные дни июля);
2) в графы 4а и 4 — НДФЛ с сумм, указанных в графах 3а и 3 соответственно = 5200,00 * 18 % = 936,00 грн.).
Аналогичным способом заполняем строку «Военный сбор» раздела II формы № 1ДФ. При этом начисленные и выплаченные работнику отпускные будут отражены в общей сумме доходов, которые были начислены и выплачены предприятием всем физическим лицам в каждом из отчетных кварталов.
БОНУС: 
Скачaйте справочник по 1ДФ
Вариант 2
Начисляем отпускные в разных месяцах, на которые приходятся дни отпуска.
Согласно п. 3.3 Порядка заполнения Формы №1-ДФ, если выплата заработной платы осуществляется в установленные сроки в месяце, следующем за месяцем начисления, ее сумму указывают как выплаченную в графе 3 формы № 1ДФ за тот квартал, к которому принадлежит месяц начисления зарплаты. То есть в случае с зарплатой графы 3а и 3 (4а и 4) равняются друг другу.
Но об отражении отпускных, выплаченных заранее, Порядок заполнения ничего не говорит.
Ведь отпускные работодатель должен выплатить не позже чем за 3 дня до начала отпуска.
В такой неопределенной ситуации, безопаснее выплаченные, но еще не начисленные отпускные отражать в графе 3 раздела I формы № 1ДФ в полной сумме в том квартале, в котором такая выплата фактически осуществлена.
В графе 3а отпускные показывают в периодах их начисление в бухучете. То есть показатели граф 3а и 3 (4а и 4) раздела I формы №1ДФ будут отличаться.
Обязательные кадровые документы >>Пример для Варианта 2
Берем все суммы начислений и выплат из предыдущего Примера для Варианта 1. Но отразим их в форме №1-ДФ по логике, описанной для Варианта 2.
Во втором варианте в разделе I формы №1ДФ за II квартал 2019 года учитываем такие разные (а не одинаковые, в отличие от предыдущего Примера) суммы:
1) в графу 3а попадут начисленные 7600,00 грн. (то есть заработная плата за отработанные дни июня 4800,00 грн. плюс сумма отпускных, которая приходится на июнь 2800,00 грн.), а в графу 3 - выплаченные 11520,00 грн. (то есть все 6720,00 грн. отпускных, которые выплачены за 3 дня до отпуска, плюс зарплата 4800,00 грн. за отработанные дни июня);
2) в графу 4а попадет НДФЛ, удержанный из суммы зарплаты июня и из суммы отпускных только за дни отпуска в июне = 7600,00 грн. * 18 % = 1368,00 грн., а в графу 4 - оплаченная сумма НДФЛ (со всей суммы отпускных 6720,00 грн., которые выплачены за 3 дня до отпуска, плюс с зарплаты 4800,00 грн. за отработанные дни июня) = 11520,00 * 18% = 2073,60 грн.
В раздел I формы №1ДФ за III квартал 2019 года попадут:
1) в графу 3а — начисленные 9120,00 грн. (заработная плата за отработанные дни июля 5200,00 грн. плюс сумма отпускных, которая приходится на июль 3920,00 грн.), в графу 3 - выплаченные в этом квартале 5200,00 грн. зарплаты за июнь;
2) в графу 4а — НДФЛ с заработной платы за отработанные дни июля 5200,00 грн. плюс 3920,00 грн отпускных, которые приходится на июль = 9120,00 * 18 % = 1641,60 грн.), в графу 4 - оплаченный в этом квартале НДФЛ с зарплаты за июль = 5200,00 * 18% = 936,00 грн.
Используйте 
Калькулятор расчета отпускных онлайн >>
