Розглянемо послідовність дій роботодавця з посиланнями на приклади документів що складаються, які стосуються лікарняних або декретних.
Скачайте цей список 
Дії роботодавця для оплати лікарняних або декретних >>
Етап 1
До роботодавця надходять документи, які є підставою для призначення допомоги з тимчасової непрацездатності застрахованій особі. Дивіться Хто видає лікарняний лист тa Документи для лікарняного.
Роботодавець (тобто особисто керівник юридичної особи або особисто фізична особа-підприємець) чи уповноважена ним особа розглядає ці документи та приймає рішення про призначення (або відмову в призначенні) виплат у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю працівникові.
Строк розгляду — 10 календарних днів з дня надходження документів, що стосуються тимчасової непрацездатності внаслідок хвороби, та 3 календарні дні у випадку з допомогою по вагітності та пологах. Для електронних лікарняних днем надходження вважається восьмий день після відкриття лікарняного.
Дивіться 
Приклади Рішення про призначення страхової виплати, яким призначається допомога застрахованим особам.
Як призначити уповноважену особу, розглянуто на сторінці Приклад Наказу про призначення уповноваженої особи. Можна створити комісію з декількох таких уповноважених осіб: дивіться Наказ про призначення комісії з уповноважених осіб.
Етап 2
Якщо страхувальником чи уповноваженими особами прийнято рішення про нарахування лікарняних (або декретних), на підставі цього рішення роботодавець розраховує суми виплат у зв’язку тимчасовою непрацездатністю.
Як це робити, дивіться з прикладами у темах Розрахунок лікарняних та Розрахунок декретних.
Етап 3
Якщо працівникові нараховані не лише оплата перших п’яти днів періоду тимчасової непрацездатності (які оплачує роботодавець за свої кошти), а й допомога по тимчасовій непрацездатності або допомога по вагітності та пологах, то роботодавець подає заяву-розрахунок.
Дивіться з прикладом заповнення Заява-розрахунок на відшкодування >>.
Заяву-розрахунок треба подати до ПФУ не пізніше ніж 5 робочих днів з дня прийняття страхувальником (уповноваженими особами) рішення про виплату матеріального забезпечення.
Тобто, після отимання лікарняного листа від працівника, у роботодавця є максимум 10 календарних днів (або 3 календарні дні у випадку допомоги по вагітності та пологах) на прийняття рішення про виплату допомоги та ще 5 робочих днів, щоб розрахувати суму допомоги та подати заяву-розрахунок до ПФУ.
Заяву-розрахунок подаємо до ПФУ:
• в електронному вигляді через особистий кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України;
• на паперових носіях до будь-якого сервісного центру Пенсійного фонду України (у двох примірниках: один залишається в ПФУ, другий зберігається у роботодавця разом з документами, на підставі яких було призначено матеріальне забезпечення).
Етап 4
На цьому етапі діє здебільшого ПФУ, а не роботодавець.
Фонду відведено 3 робочі дні, щоб перевірити заяву-розрахунок, надати рекомендації за результатами перевірки, перерахувати страхувальникові фінансування або надати обґрунтовану відмову в прийнятті заяви-розрахунку (хоча, Фонд часто не дотримується граничного терміну).
ПФУ здійснює перевірку правильності нарахування виплат та за відсутності зауважень здійснює фінансування сум, зазначених у заяві-розрахунку.
Згідно п. 8 Порядку №12 (Порядку фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України, затвердженого Постановою правління ФСС №12 від 19.07.2018, офіційна редакція - https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0012890-18 ), Фонд має право за необхідності здійснювати обмін інформацією зі страхувальником шляхом направлення запиту з метою уточнення інформації, наведеної в заяві-розрахунку. У разі виявлення помилок, недостовірних відомостей заява-розрахунок повертається страхувальникові з відповідними рекомендаціями щодо їх усунення.
Фінансування страхувальників здійснюється на окремий спецрахунок, реквізити якого вказані в заяві-розрахунку.
Етап 5
Після надходження коштів на спецрахунок у банку від ПФУ треба їх виплатити працівникові.
Згідно з частиною 2 ст. 24 Закону №1105 "Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування", роботодавці повинні виплачувати лікарняні в найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений для виплати зарплати (дивіться Строки виплати зарплати). Оскільки в умовах затримки фінансування виплат Фондом виконати буквально, як написано у Законі, "після дня призначення допомоги", неможливо, то доводиться виплачувати лікарняні та декретні, що фінансуються за рахунок коштів Фонду, у найближчий після дня отримання від ПФУ коштів строк, установлений для виплати зарплати. Відповідальність за недотримання строку виплати допомоги не встановлена.
Суму оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, що фінансуються за кошти роботодавця, треба виплатити в найближчий після дня призначення лікарняних строк, установлений для виплати зарплати.
Можна не чекати вказаного строку та виплатити раніше.
Частина цих коштів має бути утримана: йдеться про ПДФО та військовий збір з лікарняних (не з декретних), бо роботодавець як податковий агент несе відповідальність за своєчасну сплату податків.
Якщо сума допомоги з тимчасової непрацездатності, яка зарахована на спецрахунок роботодавця та знята для виплати працівникам, з якихось причин не отримана ними у строк? Порядком №12 така ситуація не врегульована.
Суми допомоги з тимчасової непрацездатності, не отримані застрахованою особою у строк (внаслідок відрядження, хвороби ...), можуть бути віднесені на рахунок депонентів до отримання їх застрахованою особою. Це підтверджувалось у листі ФСС з ТВП №2.4-16-2036 від 21.11.2016.
Етап 6
Подання повідомлення до ПФУ
Отримавши кошти на спецрахунок та виплативши їх працівникам, страхувальник зобов’язаний подати повідомлення про те, що кошти виплачені в повному обсязі і в належний строк.
Повідомлення роботодавець може направити до ПФУ:
1) в електронному вигляді з використанням електронного цифрового підпису;
2) листом з повідомленням;
3) особисто зайшовши до відділення ПФУ.
Всі подробиці з прикладами заповнення дивіться тут: Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам.
Строк подання повідомлення — 1 місяць з дня виплати лікарняних (декретних). Якщо пропустили цей місячний строк, у вас є два місяці для подання повідомлення. Штраф за неподання повідомлення законодавством не передбачений, але роботодавцю загрожує перевірка ПФУ з питань використання коштів Фонду. Якщо під час цієї перевірки знайдуть порушення, то:
1) роботодавцеві загрожують фінансові санкції, передбачені ч. 6 ст. 15 Закону №1105 (якщо він порушив порядок використання страхових коштів, то повинен буде повернути всю суму неправомірно витрачених коштів Фонду та сплатити штраф у розмірі 50 % цієї суми);
2) посадовим особам роботодавця загрожує адміністративний штраф у розмірі від 136 до 255 грн. згідно зі ст. 1655 КпАП.
Етап 7
Хоча всі формальності відносин з ПФУ скінчилися на попередніх етапах, роботодавцю треба відобразити нараховані суми допомоги у звітності та в обліку.
Дивіться з прикладами:
1) Лікарняні в об'єднаній звітності,
2) Декретні в об'єднаній звітності,
3) Бухгалтерський облік лікарняних, проводки,
4) Бухгалтерський облік декретних, проводки.
Інші подробиці, пов'язані з нарахуванням та виплатою коштів з Фонду соцстрахування дивіться у збірниках:
1) Лікарняні,
