БУХУЧЕТ: ФОРУМ НАЛОГИ УЧЕТ РАБОТНИКИ РАСЧЕТЫ

Послідовність дій роботодавця для оплати лікарняних або декретних працівникам

Реклама

Розглянемо послідовність дій роботодавця з посиланнями на приклади документів що складаються, які стосуються лікарняних або декретних.

Скачайте цей список Дії роботодавця для оплати лікарняних або декретних >>

Етап 1

До комісії (уповноваженого) із соціального страхування надходять документи, які є підставою для призначення допомоги з тимчасової непрацездатності застрахованій особі. Дивіться Хто видає лікарняний лист тa Документи для лікарняного.

Комісія розглядає ці документи та приймає рішення про призначення (або відмову в призначенні) виплат у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю працівникові.

Строк розгляду — 10 календарних днів з дня надходження документів, що стосуються непрацездатності.

Дивіться Рішення коміссії пpо виплату лікарняних з прикладом Протоколу засідання комісії, яким призначається допомога застрахованим особам.

Створення та діяльність Комісії розглянуто на сторінці Комісія із соціального страхування (з прикладом наказу про її створення та прикладами інших документів, що стосуються комісії).

 

Етап 2

Якщо комісія прийняла рішння про нарахування лікарняних (або декретних), на підставі протоколу комісії роботодавець розраховує суми виплат у зв’язку тимчасовою непрацездатністю.

Як це робити, дивіться з прикладами у темах Розрахунок лікарняних / Расчет больничных та Розрахунок декретних / Расчет декретных.

 

Етап 3

Якщо працівникові нараховані не лише оплата перших п’яти днів періоду тимчасової непрацездатності (які оплачує роботодавець за свої кошти), а й допомога по тимчасовій непрацездатності або тільки допомога, то роботодавець оформляє заяву-розрахунок.

Дивіться з прикладом заповнення Заява-розрахунок на відшкодування >>.

Заяву-розрахунок треба подати до ФСС не пізніше ніж 5 робочих днів з дня прийняття комісією (уповноваженим) із соцстрахування рішення про виплату матеріального забезпечення.

Тобто, після отимання лікарняного листа від працівника, у роботодавця є максимум 10 календарних днів на прийняття рішення про виплату допомоги та ще 5 робочих днів, щоб розрахувати суму допомоги та подати заяву-розрахунок до ФСС.

Заяву-розрахунок подаємо до ФСС за місцезнаходженням або місцем проживання страхувальника (дивіться Адреси дирекцій Фонду соцстрахування).

Подати Заяву можна:

1) у паперовому вигляді особисто до ФСС (у двох примірниках: один залишаэться у ФСС, другий зберігається у роботодавця разом з документами, на підставі яких було призначено матеріальне забезпечення);

2) в електронному вигляді із застосуванням електронного цифрового підпису (вам потрібно буде роздрукувати заяву-розрахунок та зберігати її разом з документами, що стосуються допомоги).

 

Етап 4

На цьому етапі діє здебільшого ФСС, а не роботодавець.

Фонду відведено 10 робочих днів, щоб перевірити заяву-розрахунок, надати рекомендації за результатами перевірки, перерахувати страхувальникові фінансування або надати обґрунтовану відмову в прийнятті заяви-розрахунку (хоча, ФСС часто не дотримується цього 10-денного строку).

ФСС здійснює перевірку правильності нарахування виплат та за відсутності зауважень здійснює фінансування сум, зазначених у заяві-розрахунку.

Згідно п. 8 Порядку №12 (Порядку фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України, затвердженого Постановою правління ФСС №12 від 19.07.2018, офіційна редакція - http://www.fssu.gov.ua/fse/control/main/uk/publish/article/958546), ФСС має право за необхідності здійснювати обмін інформацією зі страхувальником шляхом направлення запиту з метою уточнення інформації, наведеної в заяві-розрахунку. У разі виявлення помилок,  недостовірних відомостей заява-розрахунок повертається страхувальникові з відповідними рекомендаціями щодо їх усунення.

Фінансування страхувальників здійснюється на окремий спецрахунок, реквізити якого вказані в заяві-розрахунку.

 

Етап 5

Після надходження коштів на спецрахунок у банку від ФСС треба їх виплатити працівникові.

Згідно з частиною 2 ст. 32 Закону №1105 "Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування", роботодавці повинні виплачувати лікарняні в найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений для виплати зарплати (дивіться Строки виплати зарплати / Сроки выплаты зарплаты). Оскільки в умовах затримки фінансування виплат ФСС виконати буквально, як написано у Законі, "після дня призначення допомоги", неможливо, то доводиться виплачувати лікарняні та декретні, що фінансуються за рахунок коштів ФСС, у найближчий після дня отримання від ФСС коштів строк, установлений для виплати зарплати. Відповідальність за недотримання строку виплати допомоги не встановлена.

Суму оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, що фінансуються за кошти роботодавця, треба виплатити в найближчий після дня призначення лікарняних строк, установлений для виплати зарплати.

Можна не чекати вказаного строку та виплатити раніше.

Частина цих коштів має бути утримана: йдеться про ПДФО та військовий збір з лікарняних (не з декретних), бо роботодавець як податковий агент несе відповідальність за своєчасну сплату податків.

Якщо сума допомоги з тимчасової непрацездатності, яка зарахована на спецрахунок роботодавця та знята для виплати працівникам, з якихось причин не отримана ними у строк? Порядком №12 така ситуація не врегульована. 

Суми допомоги з тимчасової непрацездатності, не отримані застрахованою особою у строк (внаслідок відрядження, хвороби ...), можуть бути віднесені на рахунок депонентів до отримання їх застрахованою особою. Це підтверджувалось у листі ФСС з ТВП №2.4-16-2036 від 21.11.2016.

 

Етап 5

Подання повідомлення до ФСС

Отримавши кошти на спецрахунок та виплативши їх працівникам, страхувальник зобов’язаний подати повідомлення про те, що кошти виплачені в повному обсязі і в належний строк.

Повідомлення роботодавець може направити ФСС:

1) в електронному вигляді з використанням електронного цифрового підпису;

2) листом з повідомленням;

3) особисто зайшовши до відділення ФСС.

Всі подробиці з прикладами заповнення дивіться тут: Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам  / Уведомление о выплате средств застрахованным лицам в ФСС.

Строк подання повідомлення — 1 місяць з дня виплати лікарняних. Якщо пропустили цей місячний строк, у вас є два місяці для подання повідомлення. Штраф за неподання повідомлення законодавством не передбачений, але роботодавцю загрожує перевірка ФСС з питань використання коштів Фонду. Якщо під час цієї перевірки знайдуть порушення, то:

1) роботодавцеві загрожують фінансові санкції, передбачені ч. 6 ст. 15 Закону №1105 (якщо він порушив порядок використання страхових коштів, то повинен буде повернути всю суму неправомірно витрачених коштів ФСС та заплатити штраф у розмірі 50 % цієї суми);

2) посадовим особам роботодавця загрожує адміністративний штраф у розмірі від 136 до 255 грн. згідно зі ст. 1655 КпАП.

 

Етап 6

Хоча всі формальності відносин з Фондом соцстрахування скінчилися на попередніх етапах, роботодавцю треба відобразити нараховані суми допомоги у звітності та в обліку.

Дивіться з прикладами:

1) Лікарняні в звіті по ЄСВ / Больничные в отчете по ЕСВ,

2) Декретні у звіті по ЄСВ / Декретные в отчете по ЕСВ,

3) Бухгалтерський облік лікарняних, проводки / Бухгалтерский учет больничных, проводки,

4) Бухгалтерський облік декретних, проводки / Бухгалтерский учет декретных, проводки.

 

Інші подробиці, пов'язані з нарахуванням та виплатою коштів з Фонду соцстрахування дивіться у збірниках:

1) Лікарняні / Больничные.

2) Допомога по вагітності та пологах / Пособие по беременности и родам

Важливі сторінки / Важные страницы:

pdfLikarn30 Перевірки Держпраці / pdfLikarn29 Проверки инспекции по труду

pdfLikarn50 Трудовий договір / pdfLikarn49 Трудовой договор

pdfLikarn04 Індексація зарплати / pdfLikarn03 Индексация зарплаты

pdfLikarn12 Компенсація за невикористану відпустку / pdfLikarn11 Компенсация за неиспользованный отпуск

pdfLikarn06 Штатний розпис / pdfLikarn05 Штатное расписание

pdfLikarn02 Табель обліку робочого часу / pdfLikarn01 Табель учета рабочего времени

pdfLikarn08 Приклад індексації заробітної плати / pdfLikarn07 Пример индексации зарплаты

pdfLikarn22 Класифікатор професій ДК 003:2010 / pdfLikarn21 Классификатор профессий ДК 003:2010

pdfLikarn44 Декретна відпустка по вагітності та пологах / pdfLikarn43 Декретный отпуск по беременности и родам

pdfLikarn58 Повідомлення про прийняття на роботу / pdfLikarn57 Уведомление о приеме на работу

pdfLikarn18 Правила внутрішнього трудового розпорядку / pdfLikarn17 Правила внутреннего трудового распорядка

pdfLikarn42 Змінний графік роботи / pdfLikarn41 Сменный график работы

pdfLikarn72 Вихідна допомога / pdfLikarn71 Выходное пособие

pdfLikarn74 Особова картка працівника / pdfLikarn73 Личная карточка работника

pdfLikarn76 Наказ про прийняття на роботу / pdfLikarn75 Приказ о приеме на работу

pdfLikarn78 Заява про прийняття на роботу / pdfLikarn77 Заявление о приеме на работу

pdfLikarn80 Строковий трудовий договір / pdfLikarn79 Срочный трудовой договор

pdfLikarn81 Увольнение по собственному желанию / pdfLikarn82 Звільнення за власним бажанням.

pdfLikarn83 Увольнение по соглашению сторон / pdfLikarn84 Звільнення за угодою сторін.