Справочник
бухгалтера
    Календарь
бухгалтера
    Примеры
документов
    Тематические
сборники
    Налоговые
ориентиры
    Видео для
бухгалтера
   
  Часто задаваемые вопросы...
 

Оформлення тимчасового виконання обов'язків головного бухгалтера

Оформлення тимчасового виконання обов'язків головного бухгалтера

Тема: Зміна головного бухгалтера (Смена главного бухгалтера), Бухгалтерський облік (Бухгалтерский учет).

Щоб виконання обов'язків тимчасово відсутнього головного бухгалтера доручити іншому працівникові, треба видати відповідний наказ (розпорядження) керівника підприємства, зробити тимчасову картку зі зразками підписів і відбитка печатки для банку. Повідомляти про це податківцям, в органи статистики, пенсійного фонду та фонди соцстрахування не обов'язково, проте до звітності (що подається в бумажному вигляді) рекомендовано додавати копію згаданого наказу.

Додатково: Скачайте "Довідник бухгалтера"


01. Як доручити виконання обов'язків відсутнього працівника

На випадок тимчасової відсутності працівника (під час хвороби, відпустки, відрядження тощо) існує дві можливі форми організації праці:

1) тимчасове заступництво (заміщення);

2) виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника.

Працівник, який заміщує тимчасово відсутнього працівника, звільняється від виконання обов'язків за основним місцем роботи. Зокрема йому доплачують різницю між його фактичним окладом і окладом працівника, якого він заміщає (згідно п. 1 досі діючого Роз'яснення Секритаріату ВЦРПС "Про порядок оплати тимчасового заступництва" № 30/39 від 29.12.1965 р).

Працівник, що виконує обов'язки відсутнього працівника, не звільняється від своєї основної роботи, йому здійснюють доплату, розмір якої зазвичай визначають у відсотках від окладу відсутнього працівника та прописують у колективному договорі або визначають наказом по підприємству (згідно ст. 105 КЗпП, пункту 1 Інструкції Держкомітету СРСР з праці та соціальних питань, Мінфіну СРСР, ВЦРС "Із застосування постанови Ради Міністрів СРСР №1145 від 04.12.1981 Про порядок і умови суміщення професій (посад) № 53-ВЛ від 14.05.1982). Це підтверджується листом Мінпраці N9942/0/14-05/018-17 вiд 02.12.2005.

У листі Мінсоцполітики № 590/13/84-11 вiд 21.07.2011 уточнюється: «Виконання службових обов'язків за більш відповідальною посадою тимчасово відсутнього працівника, коли це пов'язане з розпорядчими функціями, працівником, який працює на тому ж підприємстві, в установі, організації, — є тимчасовим замісництвом». Таким чином, виконання рядовим бухгалтером обов'язків головного як керівника відділу (тобто з відповідальнішої посади) слід оформлювати саме як тимчасове замісництво (заступництво). При цьому постає запитання: хто виконуватиме обов'язки рядового бухгалтера, адже під час заступництва він звільняється від їх виконання? Брати додаткову штатну одиницю за строковим трудовим договором? Про це Мінпраці не каже. За цих обставин можливі обидва з перелічених вище варіантів. Адже чинне законодавство (саме законодавство,а не підзаконні акти чи роз'яснення державних органів) жодних обмежень стосовно цього не встановлює і не забов'язує нас обмежуватись тільки одним варіантов, до якого нас схрляє лист Мінсоцполітики № 590/13/84-11 вiд 21.07.2011 (тобто, що виконання обов'язків відсутнього працівника за більш відповідальною посадою оформлювати лише як тимчасове заступництво).

 

02. Документальне оформлення

Виконання обов'язків тимчасово відсутнього головного бухгалтера покладають на іншого працівника на підставі наказу (розпорядження) керівника підприємства. Перед виданням цього наказу головний бухгалтер може подати керівнику клопотання, доповідну чи службову записку  із зазначенням бажаної кандидатури на таку роботу.

Слід узяти до уваги рівень знань і професійної підготовки такої особи. Рівень має бути достатнім, аби впоратися з виконанням такої відповідальної роботи.

Напередодні відпустки головного бухгалтера бажано (не обов'язково) оформити акт прийман-няпередання справ від головбуха до бухгалтера, який виконуватиме його функції, та обов'язково ознайомити останнього з посадовими обов'язками головного бухгалтера. Дивіться з цього приводу Акт приймання-передачі справ при зміні головного бухгалтера (з прикладом).

Є два можливих варіанти оформлення виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника:

01) за згодою працівника;

02) за ініціативою роботодавця.

У першому випадку працівник дає свою згоду на виконання обов'язків головбуха шляхом проставлення помітки про згоду в проекті наказу керівника чи, скажімо, шляхом написання заяви (дивіться зразок заяви). Потім керівник підприємства видає відповідний наказ (дивіться  зразок наказу).

У другому випадку керівник приймає рішення про покладення додаткових обов'язків в односторонньому порядку. Але це дуже схоже на зміну істотних умов праці. А тому працівника слід попередити про очікувані зміни щонайменше за два місяці (згідно ст. 32 КЗпП). Для цього можна за 2 місяці оформити проект наказу про покладення обов'язків головбуха та ознайомити працівника з проектом під підпис. Після спливу двох місяців видається наказ, за яким покладають на працівника додаткові обов'язки. Якщо працінник напише заяву про відмову виконувати такі обов'язки, з'являються формальні підстави для його звільнення з роботи згідно п. 6 ч. 1 cт. 36 КЗпП (тобто відмова від продовження роботи у зв'язку зі зміною істотних умов праці). На практиці застосування цього порядку (передбаченого ст. 32 КЗпП) не завжди можливе: у разі хвороби, попередити працівника за два місяці неможливо. У таких випадках його відмова не надає роботодавцю підстави для звільнення згідно з п. 6 ч. 1 cт. 36 КЗпП. Стосовно загроз порушення трудового законодавства дивіться тематичну добірку  Перевірки Держпраці (з можливістю отримати PDF-довідник з цієї теми).

У наказі (або у додатку до нього) можна визначити перелік функцій, які тимчасово має виконувати працівник. Працівнику не обов'язково (або навіть неможливо) доручити всі без винятку обов'язки головного бухгалтера.

 

03. Робота за відсутності головного бухгалтера

З першого дня відпустки до виходу на роботу головного бухгалтера всі його обов'язки (якщо інше не передбачено наказом) виконує працівник, на якого їх покладено наведеним вище наказом. Це стосується й організаційно-розпорядчих функцій як начальника відділу бухгалтерії, і виконавчих, як-то складання та підписання звітності, первинних, касових документів, участь у проведенні інвентаризації тощо. Разом із тим працівник (у рамках доручених йому обов'язків) нестиме відповідальністі головбуха, зокрема за порушення законодавства.

03.1. Робота з податківцями

Під час тимчасової відсутності головбуха подавати відомості про особу, що виконує її обов'язки, до податкового органу не потрібно. Заяву за ф. 1-ОПП надають лише в разі заміни головбуха (згідно п. 9.3 Порядку № 1588). Водночас податківців усе ж варто попередити, чому звітність підписує інша особа. Адже ще в листі ДПАУ від 18.09.2009 р. № 11266/5/16-1516 вони радили разом із декларацією подавати документи, що підтверджують відсутність уповноваженої на підпис особи та визначають особу, що виконує її обов'язки в цей період. Тобто до податкової звітності слід додавати копії наказів (розпоряджень), які підтверджують повноваження особи щодо виконання обов'язків тимчасово відсутнього головного бухгалтера. Така ж думка висловлена й у підрозділі 135.02 системи «ЗІР».

Ось що станом на 16 липня 2017 року написано там з цього приводу.

Яким чином здійснюється підписання податкової звітності у паперовому вигляді, у разі тимчасової відсутності керівника?

Коротка:

У разі відсутності керівника та головного бухгалтера юридичної особи на роботі з поважних причин, податкова декларація може бути підписана іншими особами, які уповноважені виконувати обов'язки керівників на час їх відсутності, за умови, що повноваження особи, яка підписала податкову декларацію, підтверджені відповідними документами (установчими, наказами чи розпорядженнями тощо), які подаються разом з податковою декларацією до контролюючого органу.

Повна:

Відповідно до Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2011 №1588, при взятті платника податку на облік в контролюючому органі, подається заява за формою №1-ОПП, в якій зазначаються дані про керівників, головного бухгалтера чи іншу особу на яку покладено обов'язки з ведення бухгалтерського обліку платника податків.
Згідно із п.48.5 ст.48 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року №2755-VІ із змінами та доповненнями (далі - ПКУ) податкова декларація повинна бути підписана керівником платника податків або уповноваженою особою, а також особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації до контролюючого органу.
У разі ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації безпосередньо керівником платника податку така податкова декларація підписується таким керівником.
Достатнім підтвердженням справжності документа податкової звітності є наявність оригіналу підпису у відповідності до п.48.5 ст.48 ПКУ:
уповноваженої особи на документі у паперовій формі або наявність в електронному документі електронного цифрового підпису платника податку;
фізичної особи - платника податків або його законного представника;
особи, відповідальної за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації згідно із договором про спільну діяльність або угодою про розподіл продукції.
Якщо податкова декларація подається податковими агентами - юридичними особами, вона повинна бути підписана керівником такого агента та особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації такого агента, а якщо податковим агентом є платник податків - фізична особа - таким платником податків (п.48.6 ст.48 ПКУ).
Якщо установчими документами платника податків не передбачено покладання на іншу особу організаційно-розпорядчих або адміністративно-господарських обов'язків на випадок відсутності керівника або головного бухгалтера з об'єктивних причин (відпустка, відрядження, лікарняний тощо), то відповідними організаційно-розпорядчими документами підприємства тимчасово призначається особа, уповноважена на виконання таких функцій.
Отже, у разі відсутності керівника та головного бухгалтера юридичної особи на роботі з поважних причин, податкова декларація може бути підписана іншими особами, які уповноважені виконувати обов'язки керівників на час їх відсутності, за умови, що повноваження особи, яка підписала податкову декларацію, підтверджені відповідними документами (установчими, наказами чи розпорядженнями тощо), які подаються разом з податковою декларацією до контролюючого органу.

Стосовно електронної звітності, як зазначено в підрозділі 135.03 «ЗІР», підставою для прийняття податкової звітності в електронному вигляді є підтвердження електронного цифрового підпису.

Тому електронний цифровий підпис може оформлюватися на всіх відповідальних працівників підприємства, які мають право підпису на випадок тимчасової відсутності керівника чи головного бухгалтера. Тому бажано тимчасове виконання обов'язків головного бухгалтера передбачити та заздалегідь підготувати електронні ключі. Дивіться з цього приводу тематичну добірку Електронна звітність.

03.2. Робота з органами статистики, соціального страхування

Ви не зобов'язані повідомляти про тимчасове виконання обов'язків головного бухгалтера органи статистики, Пенсійного фонду, фонди соціального страхування.

Але варто звіту додавати копії наказів, якими особу вповноважено виконувати обов'язки тимчасово відсутнього головного бухгалтера.

Додатково можете отримати довідники у PDF-форматі стосовно взаємодії з цими органами: Путівник по звітності, Довідник "Лікарняні + Декретні" (це безкоштовно).

 

03.3. Робота з банками

У такому випадку нову Картку зі зразками підписів і відбитком печатки не складають.

До банку додатково подають тимчасову картку зі зразком підпису особи, яка тимчасово виконує обов'язки головного бухгалтера (згідно п. 18.15 Інструкції № 492). Така картка має бути засвідчена нотаріально. У населених пунктах, у яких немає нотаріальних контор або приватних нотаріусів, картки засвідчують уповноважені на це посадові особи органів місцевого самоврядування (згідно п. 18.11 Інструкції № 492).

Пункт 18.16 Інструкції № 492 передбачає ще один спрощений варіант:

"18.16. У разі тимчасового надання особі права першого або другого підпису, а також у разі тимчасової заміни однієї з осіб, уповноважених першим керівником, нова картка не складається, а додатково подається картка тільки із зразком підпису тимчасово уповноваженої особи із зазначенням строку її дії і копія відповідного документа (протоколу, наказу тощо), що підтверджує ці повноваження."

Якщо на вашому підприємстві заздалегідь відомо, хто саме буде у разі необхідності тимчасово виконувати обов'язки головного бухгалтера, краще під час отримання картки підписів, передбачити право другого підпису одразу і на цю особу. Цей варіант дозволяє вам витрачати менше часу в описуваній ситуації.

↓ Скачайте бесплатные справочники ↓

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  Часто задаваемые вопросы...
 
 
 
.

© 2018 Бухучет buhoblik.org.ua

 

Получайте новости

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Календари бухгалтера, предпринимателя, кадровика...
 
"Шпаргалки" для бухгалтера
 
Подробнее > > >

↓ Скачайте справочники ↓

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
.