Справочник
бухгалтера
    Календарь
бухгалтера
    Примеры
документов
    Тематические
сборники
    Налоговые
ориентиры
    Видео для
бухгалтера
   
  Часто задаваемые вопросы...
 

Правила оформления первичных документов

11 правил оформления первичных документов

Тема: Бухгалтерский учет (Бухгалтерський облік).

Правило 1. Первичный документ составляется в момент осуществления хозяйственной операции или сразу после ее окончания. Документ признается первичным, если он содержит сведения о хозяйственной операции и подтверждает факт ее осуществления.

Дополнительно: Скачайте "Справочник бухгалтера"

Правило 2. Первичный документ должен иметь обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона о бухучете. Их перечень смотрите на странице Обязательные реквизиты первичных документов.

Вы можете добавлять дополнительные реквизиты в ваши первичные документы.

Правило 2-1 (от Минфина, не совсем законное, но ...).

Министерство финансов в пункте 2.7 Положения №88 изложило такое требование:

"Первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм."

Такой ограничения в Законе о бухгалтерском учете нет.

Но...

Не следует пренебрегать полностью процитированным абзацем Положения №88. И вот почему.

На типовые формы стоит ориентироваться из-за того, что пропуск некоторых из указанных в них вспомогательных реквизитов может привести к неполному отражению в первичном документе одного из его обязательных реквизитов - "содержание хозяйственной операции".

Пример. Приказом Минстата №352 от 29.12.95 утверждены формы учета основных средств. В том числе форма ОЗ-3 "Акт списания основных средств" [смотрите бланк формы ОЗ-3, пример заполнения формы ОЗ-3]. Если в самостоятельно разработанной вами форме Акта списания основных средств не учесть такие реквизиты, как инвентарний номер или Расчет результатов списания объекта, то мы не можем утверждать о полном описании этим документом содержания хозяйственной операции. При этом, если в разработанной вами форме Акта нет таких загадочных реквизитов из типовой формы, как "Код виду операції", "Код устаткування", "Код норми амортизаційних відрахувань" и т. п., то их отсутствие не помешает предприятию полностью отразить а первичном документе содержание хозяйственной операции (как один из законных обязательных реквизитов первичного документа).

Поэтому стоит ориентироваться на типовые формы. Можете их использовать. А при разработке своих форм документов берите из типовых форм все нужные и относящиеся к делу реквизиты.

Правило 3. Документы заполняются только темным цветом чернилами, шариковой ручкой, на принтере или другими способами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение установленного срока хранения документов и предотвращали внесение несанкционированных и незаметных исправлений.

Правило 4. Пустые строки в первичных документах подлежат обязательному прочеркиванию.

Правило 5. Первичные документы должны быть составлены на украинском языке либо на другом языке в порядке, определенном Законом от 05.07.12 г. № 5029 «О принципах государственной языковой политики».

Правило 6. Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и недостоверность отраженных в них данных несут лица, которые составили и подписали такие документы.

Перечень лиц, которые имеют право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества, утверждается руководителем предприятия (согласно п. 2.13 Положения №88).

Правило 7. Полномочия на осуществление хозяйственной операции лица, которое в интересах юридического лица или физического лица, - предпринимателя получает основные средства, запасы, нематериальные активы, денежные документы, ценные бумаги и другие товарно-материальные ценности, согласно договору подтверждаются в соответствии с законодательством. Такие полномочия могут быть подтверждены, в частности, письменным договором, доверенностью, актом органа юридического лица и тому подобное (согласно п. 2.5 Положения №88).

Правило 8. Документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью.

Использование при оформлении первичных документов факсимильного воссоздания подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства.

Электронная подпись налагается в соответствии с законодательством об электронных документах и электронном документообороте.

Правило 9. Физические и юридические лица, которые принимают участие в осуществлении операций, связанных с приемом и выдачей денежных средств, ценных бумаг, товарно-материальных ценностей и других, объектов имущества, обеспечиваются предприятием (учреждением), которое выполняет эти операции, копиями первичных документов о такой операции (согласно п. 2.6. Положения №88).

Правило 10. Если в документах выявлены ошибки, то нельзя делать подчистки, исправлять неверные данные. Нужно неправильный текст или цифры зачеркнуть таким образом, чтобы можно было их прочитать, и над ними написать правильные данные, слово «исправлено», дату, заверить подписью должностного лица (согласно п. 4.2, 4.4 Положения № 88). Запрещено вносить исправления в документы, которыми оформлены кассовые, банковские операции и операции с ценными бумагами. В этом случае документ необходимо заполнить заново (согласно п. 4.5 Положения № 88).

Правило 11. Первичные документы, созданные в электронном виде, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте, которые установлены в Законах № 851 и № 852 (смотрите внизу полные названия этих законов).

Дополнительно.

Если документы не отвечают требованиям законодательства в сфере бухгалтерского учета, их нужно передать с письменным обоснованием руководителю предприятия (организации). Принимаются к исполнению такие документы только после письменного решения руководителя (согласно п. 2.16 Положения №88).

Первичные документы, подтверждающие доходы, расходы, надо хранить в течение 1 095 дней со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой они были использованы. Если отчетность не была подана вовремя, то в течение 1 095 дней, следующих после окончания срока, установленного для ее подачи (согласно п. 44.3 НКУ). Частные случаи сроков хранения документов указаны в п. 44.4 НКУ.

В случае потери, повреждения или досрочного уничтожения документов необходимо уведомить об этом местный налоговый орган в течение 5 дней. Кроме того, утраченные документы должны быть восстановлены в течение 90 дней со дня направления такого уведомления. Подробнее - на странице Втрата документів: що робити платнику податків.

Нормативные акты, регулирующие составление и применение первичных документов:

Закон от 16.07.99 г. № 996-Х1У «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»;

Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88;

Налоговый кодекс;

• Закон от 22.05.03 г. № 851 -IV «Об электронных документах и электронном документообороте;

• Закон от 22.05.03 г. № 852-IV «Об электронной цифровой подписи».

↓ Скачайте бесплатные справочники ↓

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  Часто задаваемые вопросы...
.

© 2017 Бухучет buhoblik.org.ua

 

Получайте новости

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Календари бухгалтера, предпринимателя, кадровика...
 
"Шпаргалки" для бухгалтера
 
Подробнее > > >

.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
.